Plan d'action de la direction

1. CANAFE doit s'assurer que l'Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers est examiné tous les ans, ce qui comprend la mise à jour des cartes de spécimen de signature, pour rendre compte des pouvoirs accordés dans le cadre de l'Instrument.

Réponse :

Tous les ans, CANAFE procède à l'examen de l'Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers. Cependant, durant 2012-2013, un examen complet de l'Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers, y compris des cartes de signature, était en cours afin d'assurer que l'Instrument respecte toutes les politiques internes pertinentes ainsi que les politiques des organismes centraux du gouvernement. Les changements requis ont été menés à terme et l'Instrument à jour a été approuvé par le ministre des Finances en 2013-2014. Toutes les cartes de signature ont par la suite été mises à jour au courant de 2013-2014.

Mesures prévues :

CANAFE continuera à examiner l'Instrument de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers tous les ans, y compris les cartes de signature, et à consigner les résultats.

Adjointe à la dirigeante principale des finances

Complété au T3 2013-2014 et à réviser annuellement

2. CANAFE doit s'assurer que les limites des cartes d'achat sont établies par le gestionnaire de centre de responsabilité, que les cartes servent exclusivement aux achats de biens et services autorisés dans le cadre des activités gouvernementales, et que la documentation appropriée est conservée dans les dossiers.

Réponse : 

Pendant 2012-2013, à la suite de la mise au point d'un nouveau formulaire de demande de carte d'achat, tous les nouveaux détenteurs de carte d'achat ont été tenus d'approuver leurs responsabilités. De plus, les gestionnaires des centres de responsabilité ont approuvé l'émission de cartes d'achat ainsi que les limites de crédit établies.

CANAFE atténue les risques de mauvaise utilisation des cartes d'achat en procédant, tous les mois, à une vérification des comptes menée par le gestionnaire du centre de responsabilité et à un examen détaillé du relevé mensuel par le signataire de l'article 33.

Mesures prévues :

L'unité des finances transmettra l'information nécessaire aux détenteurs de carte d'achat afin de réviser les politiques et les procédures relatives aux cartes d'achat. L'information sera fournie lors du forum bimensuel de la communauté des finances et de l'administration^{Note en bas de page 1} au T4 2013-2014. Des communications supplémentaires seront effectuées via courriel et au moyen de publications sur le site intranet de CANAFE.

Chef, Opérations comptables

T4 2013-2014

3. CANAFE doit s'assurer que, tous les mois, les dépositaires des avances comptables rapprochent les fonds et font rapport sur ceux-ci.

Réponse : 

En raison de la valeur relativement faible des fonds de petite caisse et de la fréquence de renflouement, CANAFE n'a pas exigé de ses administrateurs de petite caisse, qu'ils effectuent des rapprochements mensuels étant donné le faible risque de pertes.

Mesures prévues :

CANAFE examinera ses procédures afin d'assurer que les fonds de petite caisse soient rapprochés de façon mensuelle. Les gardiens de petites caisses et les gestionnaires des centres de responsabilité seront tenus informés de leurs responsabilités au moyen d'un communiqué annuel et de courriels mensuels, ainsi qu'au cours du forum de la communauté des finances et de l'administration qui se tiendra au T4 2013-2014.

Chef, Opérations comptables

T4 2013-2014

4. CANAFE doit s'assurer que les processus opérationnels sont améliorés pour faire en sorte que les activités d'approvisionnement soient effectuées de manière uniforme et conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, et que la documentation soit conservée dans les dossiers.

Réponse : 

Durant 2012-2013, CANAFE a apporté plusieurs changements et améliorations à l'unité de l'approvisionnement donnant suite à de nombreuses recommandations de la vérification, telles que l'embauche d'un agent d'approvisionnement principal, l'examen détaillé du dossier d'approvisionnement suivi d'un rapport, la révision de plusieurs politiques, procédures, modèles et processus d'approvisionnement ainsi que l'élaboration de séances de formation sur l'approvisionnement. 

Mesures prévues : 

1. Faire en sorte que la méthode d'approvisionnement appropriée continue à être utilisée, étant donné la posture de sécurité et les pouvoirs spéciaux détenus par CANAFE, en analysant les exigences et en aidant les clients à déterminer la méthode appropriée.
2. Veiller à ce que toutes les cases à cocher et les zones des listes de contrôle et des formulaires d'approvisionnement en lien avec les pièces justifiant le recours à un fournisseur unique soient correctement marquées.
3. La politique d'approvisionnement révisée de CANAFE prendra effet le 1er avril 2014 et exigera que tout besoin de moins de 25 000 $ soit accompagné d'une pièce justifiant tout recours à un fournisseur unique sous l'une des exceptions prévues par le Règlement sur les contrats du gouvernement. Des directives sur la façon de préparer des justifications détaillées et adéquates seront fournies aux gestionnaires de CANAFE.
4. S'assurer que tous les critères d'évaluation et/ou de la méthode de sélection soient clairement énoncés dans tous les documents d'appel d'offres. CANAFE travaille actuellement à l'élaboration d'un modèle de rapport d'évaluation qui sera introduit en 2014-2015.
5. Veiller à ce que les demandes d'approvisionnement comportent l'approbation préalable du gestionnaire désigné, soit par courriel, soit à l'aide du bloc-signature sur le formulaire de demande d'approvisionnement des clients.
6. S'assurer que toute demande de modification soit accompagnée d'une justification adéquate. Une formation sur les saines pratiques de gestion de marchés et la nécessité de signaler les modifications dès que possible a été donnée (depuis le T3 2012-2013) aux clients. Cette formation continuera à être offerte sur une base régulière.
7. CANAFE documentera, communiquera et mettra en œuvre un processus opérationnel selon lequel les employés qui sont les plus aptes à fournir des preuves d'achats de biens et services apposeront leurs initiales et la date au moyen d'un timbre « biens reçus ». Les gestionnaires procédant à la vérification des comptes utiliseront ce timbre comme preuve supplémentaire que les biens et services ont été reçus. Le gestionnaire procédant à la vérification des comptes devra aussi apposer ses initiales afin d'attester la réception des biens ou les services rendus s'il a été informé d'une telle preuve. Ce processus sera communiqué aux employés concernés au cours du forum de la communauté des finances et de l'administration qui se tiendra au T4 2013-2014.

Chef, Administration

1. Complété
   T3 2013-2014
2. Complété
   T3 2013-2014
3. T1 2014-2015
4. T2 2014-2015
5. Complété
   T3 2012-2013
6. Complété
   T3 2012-2013
7. T4 2013-2014

5. CANAFE doit s'assurer que les processus opérationnels relatifs aux frais de déplacement sont améliorés pour faire en sorte qu'ils soient exécutés de manière uniforme et conformément aux directives connexes.

Réponse : 

CANAFE reconnaît que les dépenses liées aux déplacements doivent respecter les politiques qui s'appliquent et qu'une justification par écrit doit être conservée dans les dossiers, s'il y a lieu.

Mesures prévues :

1. Pendant le T1 2014-2015, CANAFE instaurera l'outil de gestion des dépenses (OGD) des services de voyage partagés (TPSGC). Cet outil fournira des contrôles de système qui mettront en application chaque recommandation et aidera les voyageurs à être strictement conformes aux politiques de voyage du SCT et de TPSGC. De plus, une formation au sujet de la Directive sur les voyages sera dispensée aux employés concernés au cours du forum de la communauté des finances et de l'administration qui se tiendra au T4 2013-2014. Lorsqu'il s'agit de besoin opérationnel ou qu'il est plus économique de choisir un hôtel ne figurant pas sur la liste de TPSGC, CANAFE fera en sorte que la justification soit clairement documentée.
2. Durant l'exercice 2013-2014, CANAFE a mis à jour le formulaire Autorisation et avance de voyage (AAV). Ce formulaire souligne qu'il est nécessaire de justifier le but du voyage, le nombre de voyageurs et le choix d'un hôtel qui ne figure pas sur la liste de TPSGC ou qui dépasse la limite de tarif de la ville. L'usage de ce nouveau formulaire est obligatoire.
3. Afin de s'assurer que toute pièce justifiant les dépenses liées aux déplacements soit documentée et conservée dans les dossiers, une liste de contrôle sera établie au T4 2013-2014 pour faciliter la vérification des comptes et l'autorisation des paiements. La liste comportera tout élément d'appui pertinent.

Chef, Opérations comptables

1. T1 2014-2015
2. Complété
   T3 2013-2014
3. T4 2013-2014

6. CANAFE doit s'assurer que la documentation à l'appui des activités d'accueil est conservée dans les dossiers.

Réponse :  

La version révisée de la Directive sur la gestion des dépenses de voyages, d'accueil et de conférences ayant été introduiteen 2012-2013, tous les ministères et organismes gouvernementaux ont dû s'adapter à d'importants changements. CANAFE a développé de nouveaux procédés et outils pour répondre aux exigences de la Directive révisée.

Une formation et des communications supplémentaires sur les activités d'accueil seront fournies aux employés de CANAFE au moyen de communiqués envoyés par courriel et publiés sur le site intranet de CANAFE, ainsi qu'au cours du forum de la communauté des finances et de l'administration qui se tiendra au T4 2013-2014.

Mesures prévues :

1. Durant le T1 2013-2014, CANAFE a mis au point un formulaire de vérification préalable des frais d'accueil qui est rempli avant toute activité d'accueil en tant qu'approbation préalable. Le formulaire a été mis à jour au T3, à la suite de la modification (août 2013) à la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements. Le formulaire vérifie que des solutions de réunion à distance ou de présence virtuelle ont été considérées et souligne la nécessité d'obtenir plusieurs estimations des coûts, dont une d'un établissement gouvernemental. Le formulaire de vérification préalable des frais d'accueil est obligatoire pour toutes les activités d'accueil afin d'assurer que le rapport qualité-prix a été clairement démontré au moment de l'approbation préalable.
2. CANAFE fera en sorte que la documentation relative aux pièces justificatives soit complète, à l'avance, dans tous les cas où le coût par personne pourrait dépasser le montant standard et tel qu'indiqué dans le formulaire de vérification préalable des frais d'accueil au moment de l'approbation préalable.

Chef, Opérations comptables

1. Complété
   T1 2013-2014
2. Complété
   T1 2013-2014

7. CANAFE doit s'assurer que les formulaires de départ sont remplis comme il se doit et signés par les employés.

Réponse :

Le but du formulaire de départ est d'attester qu'un employé qui quitte CANAFE n'a plus aucun actif en sa possession ni aucune question à régler avec CANAFE le jour de son départ. Il est reconnu que les 11 formulaires de départ examinés par les vérificateurs ont été dûment signés par tous les représentants désignés de CANAFE dans toutes les sphères de responsabilités. Toutefois, les vérificateurs ont constaté que la signature de l'employé était manquante à deux occasions.

Bien que la Direction des ressources humaines (DRH) soit responsable des formulaires, l'employé remet le formulaire  à la sécurité de CANAFE à son départ.

Mesures prévues :

Directeur adjoint, Ressources humaines

Complété
T4 2013-2014

8. CANAFE doit s'assurer que la disponibilité des fonds au titre des engagements est certifiée par une personne dûment autorisée et datée comme il se doit, et que les dépenses soient consignées d'après la valeur prévue.

Réponse :

CANAFE reconnaît que la disponibilité des fonds au titre des engagements doit être approuvée par une personne dûment autorisée et datée comme il se doit, et que les dépenses doivent être consignées d'après la valeur prévue.

Mesures prévues :

Durant le T3 2013-2014, CANAFE a finalisé une nouvelle délégation des pouvoirs financiers. À la suite de la mise en œuvre de cette nouvelle délégation, CANAFE a fourni un tableau de délégation à chaque gestionnaire délégataire de même que des explications détaillées, des notes complémentaires et des rôles et responsabilités.

CANAFE mettra en application cette recommandation au moyen de diverses formes de formation et de communication. Les exigences en matière d'engagement des dépenses et de contrôle des engagements seront rappelées aux gestionnaires des centres de responsabilité via communiqué électronique. L'accent sera placé sur l'importance du contrôle des engagements avant l'engagement de dépenses, des signatures datées et de la précision des estimations des engagements, y compris la documentation à l'appui.

De plus, afin de garantir que l'information recommandée soit comprise dans le dossier ainsi qu'à des fins de révision, une liste de contrôle sera mise au point au T4 2013-2014 pour faciliter la vérification des comptes et l'autorisation des paiements. La liste comportera tout élément d'appui pertinent.

Chef, Opérations comptables

T4 2013-2014

9. CANAFE doit s'assurer que la vérification des comptes est effectuée par une personne dûment autorisée, et qu'elle est datée comme il se doit, réalisée en temps opportun et soutenue par une documentation complète.

Réponse :

CANAFE reconnaît le besoin de s'assurer que la vérification des comptes doit être effectuée par une personne dûment autorisée, et qu'elle doit être datée comme il se doit, réalisée en temps opportun et soutenue par une documentation complète.

Mesures prévues :

Durant le T3 2013-2014, CANAFE a finalisé une nouvelle délégation des pouvoirs financiers. À la suite de la mise en œuvre de cette nouvelle délégation, CANAFE a fourni un tableau de délégation à chaque gestionnaire délégataire de même que des explications détaillées, des notes complémentaires et des rôles et responsabilités.

CANAFE mettra en application cette recommandation au moyen de diverses formes de formation et de communication. Les diverses exigences en matière de vérification des comptes seront rappelées aux gestionnaires des centres de responsabilité via communiqué électronique. L'accent sera placé sur l'importance que chaque fonction soit effectuée par une personne dûment autorisée et que la conformité et l'exactitude de chaque paiement soient vérifiées, et ce, en temps opportun.

De plus, afin de garantir que l'information recommandée soit comprise dans le dossier ainsi qu'à des fins de révision, une liste de contrôle sera mise au point au T4 2013-2014 pour faciliter la vérification des comptes et l'autorisation des paiements. La liste comportera tout élément d'appui pertinent.

Chef, Opérations comptables

T4 2013-2014

10. CANAFE doit s'assurer que les paiements et les règlements sont exécutés pour les montants exacts et en temps opportun, et soutenus par une documentation complète.

Réponse :

CANAFE reconnaît la nécessité d'exécuter les paiements et les règlements en temps opportun.

Mesures prévues : 

L'équipe des opérations financières utilisera une liste de contrôle pour s'assurer que les paiements et les règlements soient exécutés pour les montants exacts et soutenus par une documentation complète.

CANAFE fera en sorte que l'administrateur des comptes, procédant à toute attestation en vertu de l'article 33 de la LGFP, signe et date chaque facture et demande de remboursement afin d'indiquer que les paiements sont exécutés en temps opportun.

Chef, Opérations comptables

T4 2013-2014