Échange de renseignements entre entités déclarantes : Directive de conformité de CANAFE

Le présent guide explique les exigences applicables aux entités déclarantes qui choisissent volontairement d'échanger des renseignements entre elles, conformément à l'article 11.01 de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi).

1. Qu'est-ce que l'échange de renseignements entre entités déclarantes

L'échange de renseignements entre entités déclarantes désigne l'échange de renseignements personnels, à l'insu d'une personne ou sans son consentement, entre des entités déclarantes qui participent à un code de pratique approuvé afin de détecter et de décourager le blanchiment d'argent, le financement des activités terroristes et le contournement des sanctions.

« Renseignement personnel » désigne tout renseignement concernant un individu identifiable au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Le Groupe d'action financière a reconnu que l'échange de renseignements entre entités déclarantes constituait un outil important pour perturber le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes, tout en affirmant la nécessité de respecter les lois sur la protection et la confidentialité des données.

Les criminels peuvent tirer parti de l'absence d'échange de renseignements entre entités déclarantes et tenter de faire affaire avec plusieurs d'entre elles pour faciliter leurs activités illicites et échapper à la détection, car chaque entité ne voit qu'une partie des opérations réalisées par ces personnes.

Les entités déclarantes qui échangent des renseignements entre elles peuvent avoir un portrait plus complet des activités des clients, et ainsi orienter leurs efforts de diligence raisonnable et d'évaluation globale des risques de blanchiment d'argent et de financement des activités terroristes. Cette vue d'ensemble peut permettre aux entités déclarantes de cerner et d'évaluer plus efficacement les opérations inhabituelles et de transmettre des déclarations d'opérations douteuses à CANAFE.

L'échange de renseignements entre entités déclarantes permet une collaboration accrue entre ces dernières, ce qui aide à combler les faiblesses que les criminels exploitent, à renforcer les évaluations des risques et à améliorer l'intégrité générale du régime canadien de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes.

2. Qui peut participer à l'échange de renseignements entre entités déclarantes

Toutes les entités déclarantes ont la possibilité d'échanger des renseignements entre elles afin de mieux détecter et décourager le blanchiment d'argent, le financement des activités terroristes et le contournement des sanctions, conformément aux dispositions énoncées à l'article 11.01 de la Loi et à toutes les exigences de la Loi et des règlements.

Les entités déclarantes ne peuvent échanger des renseignements qu'avec d'autres entités déclarantes. La participation à l'échange est volontaire et non exigée par la Loi et les règlements connexes.

3. Circonstances où les renseignements personnels peuvent être communiqués, collectés ou utilisés

Avant que des renseignements personnels puissent être échangés entre entités déclarantes, ces dernières doivent établir et mettre en place un code de pratique pour la communication, la collecte et l'utilisation des renseignements.

Le code de pratique doit être :

• soumis à CANAFE et au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada;
• approuvé par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Une entité déclarante ne peut communiquer des renseignements qu'à d'autres entités déclarantes qui participent à son code de pratique et qui ont approuvé ce dernier.

Une entité déclarante doit s'assurer que la communication, la collecte et l'utilisation de renseignements personnels sont effectuées conformément au code de pratique approuvé par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Aucune personne ou entité ne sera tenue responsable dans le cadre de procédures criminelles ou civiles pour avoir communiqué, collecté ou utilisé des renseignements personnels en conformité avec la Loi et les règlements, pourvu qu'elle ait agi de bonne foi.

Communication de renseignements personnels

Une entité déclarante peut communiquer les renseignements personnels d'une personne à une autre entité déclarante à l'insu de la personne ou sans son consentement si toutes les conditions suivantes s'appliquent :

• Les entités déclarantes ont établi et mis en place un code de pratique auquel elles participent toutes deux, code qui a été soumis à CANAFE et au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et approuvé par ce dernier.
• La communication est effectuée conformément au code de pratique approuvé.
• Les renseignements personnels ont été collectés dans le cadre des activités des entités déclarantes.
• La communication est raisonnable afin de détecter ou de décourager le blanchiment d'argent, le financement des activités terroristes ou le contournement des sanctions.
• Le fait de communiquer les renseignements au su ou avec le consentement de la personne risquerait de compromettre la capacité de détecter ou de décourager le blanchiment d'argent, le financement des activités terroristes ou le contournement des sanctions.

Collecte et utilisation de renseignements personnels

Une entité déclarante peut collecter ou utiliser les renseignements personnels d'une personne à son insu ou sans son consentement si toutes les conditions suivantes s'appliquent :

• Les renseignements ont été communiqués à l'entité déclarante en ayant respecté les conditions ci-dessus.
• La collecte ou l'utilisation est effectuée conformément au code de pratique approuvé.

4. Qu'est-ce qu'un code de pratique et quelle information doit y figurer

Un code de pratique est un document écrit qui est établi et mis en place par les entités déclarantes afin de décrire et d'expliquer comment elles se conforment à l'article 11.01 de la Loi pour l'échange de renseignements entre elles.

Un code de pratique doit inclure l'information suivante :

• Les entités déclarantes qui sont assujetties au code de pratique.
  • Aux fins de validation, le code doit inclure leur dénomination sociale et leur numéro d'entité déclarante attribué par CANAFE.
• Une description des renseignements personnels d'une personne qui peuvent être communiqués, collectés ou utilisés à son insu ou sans son consentement.
• Une description des fins pour lesquelles les renseignements personnels d'une personne peuvent être communiqués, collectés ou utilisés à son insu ou sans son consentement.
• Une description de la manière dont les renseignements personnels d'une personne peuvent être communiqués, collectés ou utilisés à son insu ou sans son consentement.
• Une description des mesures qui seront prises pour assurer la protection des renseignements personnels, y compris les mesures concernant la conservation de ces renseignements et la tenue de documents.
• De l'information démontrant que le code est conforme aux exigences de la Loi et prévoit une protection des renseignements personnels sensiblement identique ou supérieure à celle prévue par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada peut exiger du demandeur toute information supplémentaire nécessaire dans le but de déterminer si le code de pratique satisfait aux exigences prévues par la règlementation.

5. Comment soumettre un code de pratique

Avant de procéder à un échange de renseignements entre entités déclarantes, une entité déclarante doit soumettre un code de pratique à CANAFE et au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, et faire approuver le code par ce dernier.

Le code de pratique doit être accompagné d'une attestation selon laquelle chaque entité déclarante participante a approuvé le code et a consenti à sa soumission à CANAFE et au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

CANAFE examinera le code de pratique et pourrait fournir des commentaires au demandeur ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, ou aux deux, dans les 60 jours civils suivant la date de réception du code.

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada examinera le code de pratique aux fins d'approbation en fonction de sa conformité aux exigences de la règlementation et informera le demandeur de sa décision. En cas de refus, les motifs seront fournis par écrit. Si le demandeur n'est pas informé de la décision avant la fin de la période indiquée au paragraphe qui suit, le code de pratique est réputé avoir été approuvé à la fin de la période.

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada disposera d'un délai de 120 jours civils pour procéder à l'examen, qui peut être prolongé de 15 jours au besoin. En cas de prolongation, le demandeur en sera informé. Le Commissariat peut exiger au demandeur de l'information supplémentaire nécessaire afin de trancher à savoir si le code de pratique satisfait aux exigences de la règlementation, et peut suspendre le traitement d'une demande jusqu'à ce que l'information soit fournie.

6. Révision, suspension et renouvellement de l'approbation du code de pratique

Révision

Si une révision est apportée à un code de pratique approuvé, l'entité déclarante doit en aviser CANAFE et le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada dès que possible et leur fournir une copie du code révisé.

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada déterminera si la révision est importante. Si le Commissariat estime que c'est le cas, il en avisera l'entité déclarante dans les 30 jours civils et l'invitera à demander l'approbation du code de pratique révisé en suivant le processus décrit à la section 5, Comment soumettre un code de pratique.

Tout au long de ce processus, un code de pratique approuvé antérieurement par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada demeure en vigueur jusqu'à ce que l'une ou l'autre des situations suivantes se produise :

• Le Commissariat avise les parties que le code révisé est approuvé.
• Le Commissariat n'a pas avisé les parties dans les 30 jours que la révision est considérée comme importante.

Suspension

Si le commissaire à la protection de la vie privée a des motifs raisonnables de croire qu'une personne ou entité a révisé un code de pratique approuvé sans l'avoir avisé, il peut ordonner à la personne ou à l'entité de demander l'approbation du code révisé. Si une personne ou une entité omet de se conformer à la directive du commissaire, ce dernier peut suspendre l'approbation du code.

Renouvellement d'une approbation

Un code de pratique approuvé doit être réapprouvé tous les cinq ans après la date de la plus récente approbation. Les demandes de réapprobation sont soumises en utilisant la même méthode décrite à la section 5, Comment soumettre un code de pratique.

Pour obtenir de l'aide

Si vous avez des questions sur les exigences que vous devez respecter, veuillez communiquer avec CANAFE par courriel à l'adresse guidelines-lignesdirectrices@fintrac-canafe.gc.ca.