Retrait du soutien temporaire aux entités déclarantes lié à la COVID

Lorsque la pandémie de COVID-19 a été déclarée, CANAFE a annoncé une série de mesures de soutien temporaires pour aider les entités déclarantes ayant des difficultés à respecter leurs obligations en raison de l'impact des mesures de santé publique.

Alors que CANAFE continue de surveiller les conditions actuelles de la COVID-19, nous nous préparons à la reprise d'un certain nombre d'activités opérationnelles régulières. Cela fait maintenant plus d'un an que cette nouvelle normalité s'est installée partout dans le monde, il est donc important que les politiques et les procédures de conformité des entités déclarantes s'harmonisent à cette nouvelle normalité afin de répondre aux exigences de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et des règlements connexes.

Déclaration

CANAFE n'a pas été informé de difficultés généralisées en matière de déclaration en raison de facteurs associés à la pandémie de COVID-19. En fait, au cours de cette période, les entités déclarantes ont pu continuer à utiliser les voies normales de déclaration. Si vous êtes une entité déclarante et que vous rencontrez des difficultés généralisées de déclaration en raison de la pandémie qui ne sont pas abordées dans la présente communication, veuillez communiquer avec votre agent régional de conformité de CANAFE ou envoyer un courriel à guidelines-lignesdirectrices@fintrac-canafe.gc.ca.

Ainsi, si vous êtes une entité déclarante disposant d'une connexion Internet, vous devez transmettre à CANAFE, par voie électronique, toutes les déclarations d'opérations douteuses, d'opérations importantes en espèces, de télévirements et de déboursements de casino au moyen du système sécurisé de déclaration en ligne de CANAFE, dans les délais prescrits. La boîte de réception de courriel spéciale (emergencyreport-declarationurgente@fintrac-canafe.gc.ca) créée au début de la pandémie a été mise hors service, car elle n'est plus nécessaire.

Cela dit, dans les cas où une entité déclarante ne peut faire sa déclaration ou la fera tardivement pour des raisons indépendantes de sa volonté, elle peut soumettre une auto-déclaration volontaire de non-conformité à VSDONC.ADVNC@fintrac-canafe.gc.ca, dès qu'elle aura la possibilité de le faire. Ces informations seront prises en compte dans les activités de conformité futures.

Vérifier l'identité d'une personne, ou confirmer l'existence d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale

Des mesures robustes de vérification de l'identité des clients constituent le fondement d'un solide régime de lutte contre le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes (BA/FAT) afin de prévenir, de détecter et de dissuader le blanchiment d'argent et le financement des activités terroristes, qui menacent la sécurité nationale et compromettent l'intégrité du système financier. CANAFE tient à souligner aux entités déclarantes le rôle essentiel qu'elles jouent dans la lutte contre les crimes financiers, même en ces temps difficiles.

En connaissant ses clients, une entité déclarante est en mesure d'évaluer une opération proposée et de déterminer si elle correspond à ce que l'on sait de cette personne ou de cette entité, et d'évaluer s'il existe des motifs raisonnables de soupçonner un cas de blanchiment d'argent ou de financement d'activités terroristes lorsque l'opération ne correspond pas à ce que l'on attend de ce client.

La première étape pour connaître vos clients est de vérifier leur identité. À cette fin, il existe des méthodes prescrites dans le Règlement sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (le Règlement) pour vérifier l'identité d'une personne ou d'une entité. Chacune des méthodes prescrites est associée à un ensemble de critères afin de garantir que la méthode est appliquée de manière cohérente et efficace.

Valides et à jour par rapport aux documents délivrés par les provinces

Les gouvernements provinciaux continuent de mettre en place des mesures pour assurer la santé et la sécurité de leurs employés et de tous les citoyens. Ces mesures comprennent la prolongation de la validité de divers documents délivrés par le gouvernement qui auraient expiré le 1 mars 2020 ou après cette date, afin d'éviter les visites en personne dans les centres de renouvellement.

Si une personne présente un document ou des renseignements touchés par une telle décision, une entité déclarante doit continuer à déterminer l'authenticité d'une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement. Une entité déclarante peut considérer le document ou l'information qui aurait expiré le 1 mars 2020 ou après cette date comme valide et à jour en vertu de son autorité de délivrance, jusqu'à ce que les autorités de délivrance annoncent le contraire.

Par ailleurs, les entités déclarantes peuvent envisager d'utiliser une autre méthode pour vérifier l'identité de la personne.

Vérifier l'identité d'une personne qui n'est pas physiquement présente. 

À compter du 31 mars 2022, les mesures souples provisoires accordées aux entités déclarantes en ce qui concerne l'authentification à distance d'une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement prendront fin. Cela signifie que les entités déclarantes seront tenues d'utiliser autre chose que le jugement humain pour authentifier un document d'identité avec photo délivré par le gouvernement lorsqu'une personne n'est pas physiquement présente. 

Conformément au Règlement, un document utilisé pour vérifier l'identité d'une personne doit être authentique, valide et à jour. Étant donné le passage à des interactions en ligne avec les clients et la prévalence des opérations à distance, il est important que les bons outils soient utilisés par une entité déclarante pour authentifier un document.

• En personne, une entité déclarante peut voir, même manipuler, le document pour en évaluer les qualités et les caractéristiques, et déterminer s'il est authentique ou non.
• À distance, une entité déclarante ne peut pas inspecter physiquement un document et doit donc trouver un autre moyen de l'authentifier. Dans ses directives, CANAFE a indiqué que les entités déclarantes doivent avoir un processus en place pour authentifier les documents, par exemple en utilisant la technologie. 

En d'autres termes, les entités déclarantes doivent avoir mis en place un processus qui implique plus qu'un simple jugement humain pour authentifier une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement lorsque le document n'est pas physiquement présent.

Compte tenu de l'augmentation des interactions en ligne, il est important que les entités déclarantes mettent en place les politiques et procédures nécessaires pour répondre à l'exigence du Règlement de déterminer l'authenticité d'une pièce d'identité avec photo délivrée par un gouvernement à distance en l'absence de toute mesure souple.

Pour de nombreuses entités déclarantes, les outils nécessaires sont déjà en place, puisque l'obligation d'authentifier le document d'identité avec photo délivré par le gouvernement est en vigueur depuis juin 2019. Toutefois, pour d'autres entités déclarantes, l'avis préalable vise à leur donner le temps nécessaire pour adapter leurs politiques et procédures, si elles choisissent de procéder avec la méthode de la pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement. Les entités déclarantes peuvent également utiliser la méthode à processus double ou du dossier de crédit pour vérifier l'identité d'une personne.

Confirmation de l'existence d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale

À compter du 1 juin 2021, les entités déclarantes qui doivent vérifier l'identité d'une personne morale ou d'une entité autre qu'une personne morale sont tenues de se référer à un document authentique, valide et à jour. CANAFE s'attend à ce que les entités déclarantes qui choisissent de recevoir un document papier par télécopieur, par balayage ou par courriel aient mis en place un processus permettant de déterminer s'il est authentique, valide et à jour.  

Attentes en matière de tenue de documents et de revérification de l'identité des clients

Comme indiqué le 23 avril 2020, pour toute personne ou entité dont l'identité a été vérifiée en utilisant la mesure souple temporaire fournie, les entités déclarantes devaient :

• tenir un registre de tous les clients dont l'identité a été vérifiée au moyen de cette méthode temporaire;
• vérifier à nouveau l'identité de leurs clients conformément au Règlement suivant la levée des mesures d'éloignement physique par les autorités de santé publique.

La revérification de l'identité d'une personne doit se faire en conformité avec votre approche fondée sur les risques et vos politiques et procédures de contrôle continu. Pour les entités déclarantes qui ne sont pas en contact continu avec leurs clients, par exemple, le secteur de l'immobilier, vous devez tenter de revérifier l'identité de votre client dès que possible. CANAFE s'attend à ce que vous tentiez de revérifier l'identité de votre client, car ne rien faire pourrait entraîner une situation de non-conformité.

Compte tenu de la souplesse temporaire décrite ci-dessus et de l'attente d'une revérification de l'identité, CANAFE peut demander à une entité déclarante d'expliquer, lors d'un examen de conformité, les raisons pour lesquelles l'identité d'une personne n'a pas été vérifiée au moyen d'une méthode autre que celle de la pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement, ou l'existence de l'entité n'a pas été confirmée au moyen de la version électronique d'un document obtenu d'une source accessible au public. Toutefois, CANAFE continuera de tenir compte de l'incidence de la pandémie de COVID-19, ainsi que des réalités de chaque secteur d'entités déclarantes et de la souplesse temporaire offerte, lorsqu'il évaluera la conformité d'une entité déclarante aux obligations énoncées dans la Loi et les règlements connexes, et il adoptera une approche raisonnable dans ses activités d'application.

Demandes de renseignements

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