Questions et réponses concernant la qualité des données pour la déclaration par lots

• 1. Une entité déclarante recevra-t-elle une déclaration retournée à des fins de modification (DRM) uniquement lorsque Conformité aura ciblé une erreur?

  Oui, le document qui renferme les spécifications pour la transmission de déclarations par lots comprend un exemple de DRM.
• 2. Les DRM seront-elles envoyées par courriel ou par l'entremise du logiciel de transmission par lots?

  Un courriel sera envoyé à l'administrateur F2R de l'entité déclarante afin de l'aviser de la DRM. À moins que vous n'ayez décidé d'apporter les corrections nécessaires par l'entremise de F2R, la DRM concernant une déclaration transmise par lots sera envoyée par l'entremise du logiciel de transmission par lots.
• 3. Des DRM seront-elles envoyées pour tous les types de déclarations?

  Non, des DRM ne sont pas envoyées pour les déclarations d'opérations douteuses (DOD). Lors d'un important problème de qualité concernant une DOD, un agent de conformité de CANAFE communiquera avec l'entité déclarante.
  
  S'il y a une erreur qui doit être corrigée relativement à une DOD transmise par lots, une entité déclarante peut présenter un lot de corrections ou si elle a choisi F2R pour les modifications aux déclarations transmises par lots, elle peut demander qu'on lui retourne la DOD en question par l'entremise de F2R afin d'y apporter des corrections.
• 4. Si nous recevons des DRM concernant des déclarations transmises par lots; ces DRM concerneront-elles des erreurs d'un seul fichier de lots ou de plusieurs fichiers?

  Un message de DRM concernant des déclarations transmises par lots peut porter sur une ou plusieurs déclarations. S'il y a plus d'une déclaration, elles auraient pu être transmises dans plus d'un lot.
• 5. Lorsque nous présentons un lot de « corrections » pour les déclarations d'opérations douteuses, les déclarations d'opérations importantes en espèces ou les déclarations de télévirement, pouvons-nous y ajouter de nouvelles déclarations?

  Non, un lot de « corrections » ne peut comprendre que des déclarations corrigées ou supprimées faisant partie d'un lot déjà accepté. Pour présenter de nouvelles déclarations d'opérations douteuses, déclarations d'opérations importantes en espèces ou déclarations de télévirement, vous devez les inclure dans un nouveau lot de déclarations (« ajouter un lot »).

  Veuillez noter que cela ne s'applique pas à la transmission en format XML.

• 6. Si un lot accepté comprend des déclarations rejetées ou des erreurs, l'entité déclarante recevra-t-elle un accusé de réception et une DRM?

  Oui. Si un lot accepté comprend des déclarations rejetées ou des déclarations avec des erreurs, vous recevrez un fichier d'accusé de réception avec des explications à cet effet. Il est possible que vous receviez également une DRM au sujet de ces erreurs. Quoi qu'il en soit, vous devez corriger les erreurs et transmettre les déclarations corrigées à CANAFE.
• 7. Le numéro d'identification de la DRM du message de la DRM est-il unique?

  Oui. Ce numéro est unique pour chacune des DRM. Veuillez noter que la transmission des déclarations par lots en format XML n'utilise pas d'étiquettes.
• 8. Le lot que nous avons transmis à CANAFE a été accepté, mais l'une des déclarations d'opérations importantes en espèces comprises dans ce lot a été rejetée. Nous avons corrigé la déclaration rejetée et l'avons retransmise seule dans un nouveau lot. La déclaration a encore été rejetée. Pourquoi?

  Si vous avez à modifier une déclaration d'opérations importantes en espèces, une déclaration d'opérations douteuses ou une déclaration de télévirement faisant partie d'un lot accepté, vous devez le faire par l'entremise d'un lot de corrections. Si vous tentez de transmettre au sein d'un nouveau lot une correction d'une déclaration ayant été rejetée d'un lot accepté, cette déclaration sera considérée comme soumise en double et sera donc rejetée.

  Veuillez noter que cela ne s'applique pas à la transmission en format XML.

• 9. J'ai reçu un courriel me demandant de corriger des déclarations que j'ai transmises à CANAFE. De quelle façon dois-je procéder pour corriger ces déclarations?

  Ouvrez une session dans F2R et sélectionnez « DRM » dans la section Déclaration du menu de gauche. Les déclarations qui ont été retournées à des fins de modification seront affichées à l'écran. Sélectionnez une entrée pour accéder au « sommaire des DRM » qui présentera une liste des renseignements sur chacune des déclarations de la section DRM. Il contiendra également une courte explication des erreurs. Il faudra corriger les erreurs avant de resoumettre la déclaration à CANAFE.

  Lorsque vous soumettez une déclaration corrigée à CANAFE, vous devrez également fournir une courte description des corrections apportées.

  Si les déclarations retournées ont été transmises par lots, les instructions susmentionnées s'appliquent si vous avez choisi d'apporter les modifications aux déclarations par lots dans F2R. Si ce n'est pas le cas, les déclarations corrigées doivent être transmises par lots.

• 10. Des déclarations m'ont été retournées à des fins de modification (DRM). Quels sont les délais pour corriger les déclarations?

  Apportez des corrections à chacune des déclarations comprises dans la section DRM et retransmettez-les à CANAFE dans les plus brefs délais. Si vous n'apportez pas les corrections nécessaires dans les 20 jours suivants, le système effectuera automatiquement un rappel des déclarations et elles disparaîtront de la file d'attente dans F2R, restant ainsi inchangées.
• 11. J'ai transmis une déclaration à CANAFE à laquelle je dois apporter des corrections. Que dois-je faire?

  Pour apporter des corrections ou ajouter des renseignements à une déclaration déjà présentée à CANAFE, vous devez demander que cette déclaration vous soit retournée à cette fin. L'option « Accusé de réception » vous permettra d'effectuer une recherche parmi les déclarations que vous avez transmises et qui ont été reçues par CANAFE. Vous devez ensuite sélectionner la case à cocher pour chacune des déclarations que vous souhaitez passer en revue. En quelques minutes, vous aurez accès à la déclaration en question à partir de la liste de déclarations Demandées à des fins de modification. Sélectionnez l'en-tête « Demandées à des fins de modification » sous l'onglet Déclaration du menu de gauche du système F2R. Vous pourrez aussi supprimer des déclarations qui ont été transmises par erreur au moyen de ce processus. Pour de plus amples renseignements, veuillez lire le guide d'utilisateur du système F2R.
• 12. CANAFE m'a retourné une de mes déclarations à des fins de modification. Qui puis-je contacter pour obtenir une explication à ce sujet?

  Avant d'appeler CANAFE pour obtenir une explication, assurez-vous de bien lire l'explication qui est fournie dans le message de la DRM. Une description du problème y est présentée.
• 13. Les déclarations retournées à des fins de modification (DRM) feront-elles partie de la transmission de données d'essai selon les procédures d'acceptation (certification)?

  Non, les DRM ne feront pas partie du processus de certification.
• 14. Dans la configuration générale des accusés de réception et des messages de DRM, le numéro séquentiel de l'opération et le numéro séquentiel de la répartition sont-ils les mêmes que ceux paraissant dans les déclarations d'opérations douteuses et des opérations importantes en espèces? La taille des champs est différente.

  Oui, il s'agit des numéros séquentiels de partie de la déclaration d'opérations douteuses ou d'opérations importantes en espèces, et les champs ne comprennent que deux caractères dans les déclarations. Vous ne verrez que ces deux caractères dans chacun de ces champs dans l'accusé de réception ou dans le fichier de DRM. Le reste du champ sera garni d'espaces.
• 15. De quelle façon peut-on s'assurer de la validité de la page de codes présentée à CANAFE?

  La validation des pages de codes se fait au niveau des fichiers par lots et non au niveau de la déclaration ou du caractère. Conséquemment, il peut être difficile de détecter les erreurs de pages de codes.

  Pour vous aider à déterminer si la page de codes utilisée dans votre fichier par lots est valide pour les déclarations d'opérations douteuses, les déclarations d'opérations importantes en espèces ainsi que les déclarations de télévirements, on vous recommande d'obtenir un éditeur de fichier qui peut ouvrir un fichier dans un format binaire. Vous pouvez trouver certains de ces éditeurs de fichier en effectuant une recherche sur Internet.

  Lorsque vous aurez téléchargé l'éditeur de fichier, vous devrez alors ouvrir le fichier au moyen de cet éditeur et interpréter les résultats.

  Pour les déclarations relatives aux déboursements de casino, veuillez utiliser le fichier du schéma qui vous a été fourni par CANAFE afin d'assurer la validité de vos fichiers XML avant de les transmettre à CANAFE.