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Exigences en matière de tenue de documents pour les assureurs de titres : Directive de conformité de CANAFE

La présente directive souligne certaines exigences en matière de tenue de documents s'appliquant aux assureurs de titres.

Vous avez d'autres obligations en matière de tenue de documents, lesquelles sont expliquées en détail dans les directives suivantes :

Remarque : Dans la présente directive, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens, sauf indication contraire.

Dans cette directive

Liens connexes

1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir

Vous devez tenir les documents suivants :

Remarque :

Dans le cadre de vos exigences en matière de tenue de documents, vous devriez fournir autant de détails que possible sur les clients.

Le fait de conserver des informations détaillées sur la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale, vous aidera à déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client.

Par exemple :

Une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE

Vous devez conserver une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE dans vos dossiers. Chaque déclaration est assortie d'une période de conservation.

Lorsque vous soumettez une :

Conservation : Au moins 5 ans à compter de la date à laquelle la déclaration a été soumise.

Documents à l'égard des polices d'assurance-titres

Vous devez conserver, à l'égard de toute police d'assurance-titres que vous fournissez à l'acheteur d'un immeuble ou d'un bien réel, un document où sont consignés les renseignements suivants :

S'il s'agit de plus acheteurs, vous devez conserver un document à l'égard de chacun d'eux.

Conservation : Tous les documents doivent être conservés pendant au moins 5 ans à compter de la date à laquelle la dernière opération a été effectuée.

Références juridiques

2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents

Afin de vous conformer aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de manière à ce qu'ils puissent être fournis à CANAFE dans les 30 jours suivant la date à laquelle ils sont demandés. Les documents peuvent également être demandés par le biais d'une ordonnance judiciaire par les organismes d'application de la loi afin d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie) peut être tenu sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu qu'un imprimé puisse facilement être produit.

Les employés qui tiennent des documents pour vous ne sont pas tenus de les conserver après la fin de leur emploi. Il en va de même pour les personnes avec lesquelles vous êtes liées par contrat, une fois le lien d'emploi ou contractuel est rompu, ces personnes ne sont plus obligées de tenir des documents à votre place. Vous devez obtenir et conserver les documents qui ont été tenus pour vous par un employé ou un entrepreneur avant la fin de l'emploi ou du contrat de cette personne.

Il peut y avoir des situations où vous êtes tenu de conserver des documents à des fins autres que le respect de vos obligations en vertu de la Loi. Par exemple, un organisme de réglementation fédéral ou provincial peut exiger que vous conserviez des documents en plus de ceux qui sont décrits dans la présente directive. Si tel est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que celle qui est décrite, mais elle ne peut pas être plus courte.

Références juridiques

3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois.

Références juridiques

Pour obtenir de l'aide

Si vous avez des questions au sujet de vos obligations en matière de tenue de documents, veuillez communiquer avec CANAFE par courriel à guidelines-lignesdirectrices@fintrac-canafe.gc.ca.

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