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Exigences en matière de tenue de documents pour les affactureurs : Directive de conformité de CANAFE

Du : Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE)

La présente directive souligne certaines exigences en matière de tenue de documents s’appliquant aux affactureurs.

Vous avez d’autres obligations en matière de tenue de documents, lesquelles sont expliquées en détail dans les directives suivantes :

Remarque : Dans la présente directive, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens, sauf indication contraire.

Dans cette directive

Liens connexes

1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir?

Vous devez tenir les documents suivants :

Remarque :

Dans le cadre de vos exigences en matière de tenue de documents, vous devriez fournir autant de détails que possible sur les clients.

Le fait de conserver des informations détaillées sur la profession d’un client ou la nature de son entreprise principale, vous aidera à déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client.

Par exemple :

Une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE

Vous devez conserver une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE dans vos dossiers. Chaque déclaration est assortie d’une période de conservation.

Lorsque vous soumettez une :

Conservation : Au moins 5 ans à compter de la date à laquelle la déclaration a été soumise.

Lorsque vous soumettez une :

Conservation : Au moins 5 ans à compter de la date à laquelle la déclaration a été créée.

Relevés d’opérations importantes en espèces

Vous devez conserver un relevé d’opérations importantes en espèces lors de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces.  

Remarque : La règle de 24 heures s’applique à la présente exigence.

Un relevé d’opérations importantes en espèces doit inclure les renseignements suivants :

Conservation : Au moins 5 ans à compter de la date à laquelle le relevé d’opérations importantes en espèces a été créé.

Relevés d’opérations importantes en monnaie virtuelle

Vous devez conserver un relevé des opérations importantes en monnaie virtuelle lors de la réception d’une somme en monnaie virtuelle équivalent à 10 000 $ ou plus.

Remarque : La règle de 24 heures s’applique à la présente exigence.

Un relevé d’opérations importantes en monnaie virtuelle doit inclure les renseignements suivants :

Conservation : Au moins 5 ans à compter de la date à laquelle le relevé d’opérations importantes en monnaie virtuelle a été créé.

Dossiers de renseignements et autres documents à l’égard des accords d’affacturage

Vous devez conserver, à l’égard de chaque accord d’affacturage que vous avez conclu, les documents suivants :

Conservation :  

Relevés de réception de fonds

Si vous recevez 3 000 $ ou plus en fonds, vous devez tenir un relevé de réception de fonds dans lequel sont consignés les renseignements suivants :

Si la réception de fonds est liée à une entité qui est une personne morale, vous devez aussi conserver une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l’opération. Il peut s’agir, par exemple :

Conservation :  

Références juridiques

2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents?

Afin de vous conformer aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de manière à ce qu’ils puissent être fournis à CANAFE dans les 30 jours suivant la date à laquelle ils sont demandés. Les documents peuvent également être demandés par le biais d’une ordonnance judiciaire par les organismes d’application de la loi afin d’appuyer une enquête sur le blanchiment d’argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie) peut être tenu sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu qu’un imprimé puisse facilement être produit.

Les employés qui tiennent des documents pour vous ne sont pas tenus de les conserver après la fin de leur emploi. Il en va de même pour les personnes avec lesquelles vous êtes liées par contrat, une fois le lien d’emploi ou contractuel est rompu, ces personnes ne sont plus obligées de tenir des documents à votre place. Vous devez obtenir et conserver les documents qui ont été tenus pour vous par un employé ou un entrepreneur avant la fin de l’emploi ou du contrat de cette personne.

Il peut y avoir des situations où vous êtes tenu de conserver des documents à des fins autres que le respect de vos obligations en vertu de la Loi. Par exemple, un organisme de réglementation fédéral ou provincial peut exiger que vous conserviez des documents en plus de ceux qui sont décrits dans la présente directive. Si tel est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que celle qui est décrite, mais elle ne peut pas être plus courte.

Références juridiques

3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents?

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d’autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n’êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois.

Par exemple, lorsque vous conservez une copie d’une déclaration d’opérations importantes en espèces vous pouvez choisir de l’utiliser comme relevé d’opération importante en espèces pour la même opération, pour autant que tous les renseignements qui seraient autrement conservés dans le relevé d’opération importante en espèces sont consignés dans la déclaration. Toute exigence liée à la tenue d’un relevé d’opération importante en espèces s’applique tout de même, telle que la vérification de l’identité.

Relevé d’opération importante en espèce et relevé d’opération importante en monnaie virtuelle

Vous n’êtes pas tenu de conserver un relevé d’opération importante en espèces ou un relevé d’opération importante en monnaie virtuelle si les espèces, la monnaie virtuelle ou les fonds ont été reçus d’un client qui est :

Dossier de renseignements et autres documents à l’égard des accords d’affacturage
Vous n’êtes pas tenu de conserver un dossier de renseignements et autres documents à l’égard des accords d’affacturage, si la personne ou l’entité est : 

Relevé de réception de fonds
Vous n’êtes pas tenu de conserver un relevé de réception de fonds si les fonds ont été reçus d’un client qui est :

Références juridiques

Pour obtenir de l’aide

Si vous avez des questions au sujet de vos obligations en matière de tenue de documents, veuillez communiquer avec CANAFE par courriel à guidelines-lignesdirectrices@fintrac-canafe.gc.ca.

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