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Exigences en matière de tenue de documents s’appliquant aux courtiers ou agents immobiliers et aux promoteurs immobiliers : Directive de conformité de CANAFE

La présente directive souligne certaines exigences en matière de tenue de documents s’appliquant aux courtiers et aux agents immobiliers, et aux promoteurs immobiliers.

À titre de courtier ou d’agent immobilier, vous devez conserver les documents indiqués dans la présente directive lorsque vous agissez à titre de mandataire dans le cadre de l’achat ou de la vente d’un bien immobilier.

À titre de promoteur immobilier, vous devez conserver les documents indiqués dans la présente directive lorsque vous vendez au public une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf. De plus, si vous êtes un promoteur immobilier qui est une personne morale, vous devez conserver les documents indiqués ci-après si vous agissez pour votre propre compte ou pour le compte d’une filiale ou d’une entité qui est membre du même groupe.

Vous devez satisfaire à d’autres exigences en matière de tenue de documents, lesquelles sont expliquées en détail dans les directives suivantes :

Remarque : Dans la présente directive, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens.

Dans cette directive

Liens connexes

1. Quels documents dois-je conserver et que doivent-ils contenir

Vous devez conserver les documents suivants :

Remarque :

Dans le cadre de vos exigences en matière de tenue de documents, vous devriez fournir autant de détails que possible sur les clients.

Le fait de conserver des informations détaillées sur la profession d’un client ou la nature de son entreprise principale vous aidera à déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client.

Par exemple :

Une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE

Vous devez conserver une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE dans vos dossiers. Chaque déclaration est assortie d’une période de conservation.

Lorsque vous soumettez une :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la déclaration a été soumise.

Lorsque vous soumettez une :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la déclaration a été créée.

Relevés d’opération importante en espèces

Vous devez conserver un relevé d’opération importante en espèces lors de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces.  

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir des fonds en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit 10 000 $ ou plus en espèces conformément à l’autorisation, vous êtes réputé avoir reçu le montant lorsqu’il est reçu par la personne ou l’entité, et vous devez tenir un relevé d’opération importante en espèces.

Remarque : La règle de 24 heures s’applique à la présente exigence.

Un relevé d’opération importante en espèces doit inclure les renseignements suivants :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d’opération importante en espèces a été créé.

Relevés d’opération importante en monnaie virtuelle

Vous devez conserver un relevé des opérations importantes en monnaie virtuelle lors de la réception d’une somme en monnaie virtuelle équivalent à 10 000 $ ou plus.

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir de la monnaie virtuelle en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit une somme en monnaie virtuelle équivalent à 10 000 $ ou plus conformément à l’autorisation, vous êtes réputé avoir reçu la monnaie virtuelle lorsque la personne ou l’entité la reçoit, et vous devez conserver un relevé d’opération importante en monnaie virtuelle.

Remarque : La règle de 24 heures s’applique à la présente exigence.

Un relevé d’opération importante en MV doit inclure les renseignements suivants :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d’opération importante en monnaie virtuelle a été créé.

Relevés de réception de fonds

Lorsque vous recevez des fonds, peu importe le montant, vous devez consigner les renseignements suivants :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de réception de fonds a été créé.

Si vous êtes un courtier ou un agent immobilier et que vous recevez des fonds d’une partie représentée par un autre courtier ou agent immobilier, c’est au courtier ou à l’agent qui détient la relation d’affaires avec le client qui donne les fonds qu’il appartient de conserver le relevé de réception de fonds, et la copie de l’extrait des registres officiels la personne morale.

Si vous êtes un courtier ou un agent immobilier à qui il appartient de conserver un relevé pour des fonds qu’un autre courtier ou agent immobilier a reçu de votre client, vous n’êtes pas tenu de consigner les renseignements suivants si vous avez pris des mesures raisonnables pour les obtenir, mais qu’elles se sont avérées infructueuses :

De plus, si vous êtes un courtier ou un agent immobilier à qui il appartient de conserver un relevé pour des fonds qu’un autre courtier ou agent immobilier a reçus de votre client, vous n’êtes pas tenu de consigner le numéro de compte ou le nom au complet du titulaire du compte si vous établissez que l’opération touche un compte en fiducie dont le titulaire est un autre courtier ou agent immobilier.

Dossiers de renseignements

Les agents et courtiers immobiliers doivent conserver un dossier de renseignements à l’égard de toute personne ou entité pour qui ils agissent en qualité de mandataires dans le cadre de l’achat ou de la vente d’immeubles ou biens immobiliers et à l’égard de toute partie à l’achat ou à la vente qui n’est pas représentée par un courtier ou agent immobilier.

Si le client est une personne morale, vous devez aussi conserver une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l’opération effectuée auprès de vous. Il peut s’agir, par exemple :

Les promoteurs immobiliers doivent tenir un dossier de renseignements à l’égard de toute personne ou entité à qui vous vendez une maison ou unité condominiale neuve, un immeuble commercial ou industriel neuf ou un immeuble résidentiel à logements multiples neuf. Si le client est une personne morale, vous devez également conserver une copie de l’extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l’opération effectuée auprès de vous, comme indiqué ci-dessus.

Le dossier de renseignements doit comporter :

Si plusieurs clients sont touchés par l’opération, alors un dossier de renseignement doit être conservé à l’égard de chacun des clients. Par exemple, un agent ou courtier immobilier représentant un couple pour un achat ou une vente doit tenir un dossier de renseignement à l’égard de chaque personne.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la dernière opération commerciale a été effectuée.

Références juridiques

2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents

Afin de vous conformer aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de manière à ce qu’ils puissent être fournis à CANAFE dans les 30 jours suivant la date à laquelle ils sont demandés. Les documents peuvent également être demandés par le biais d’une ordonnance judiciaire par les organismes d’application de la loi afin d’appuyer une enquête sur le blanchiment d’argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie) peut être tenu sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu qu’un imprimé puisse facilement être produit.

Les employés qui tiennent des documents pour vous ne sont pas tenus de les conserver après la fin de leur emploi. Il en va de même pour les personnes avec lesquelles vous êtes liées par contrat, une fois le lien d’emploi ou contractuel est rompu, ces personnes ne sont plus obligées de tenir des documents à votre place. Vous devez obtenir et conserver les documents qui ont été tenus pour vous par un employé ou un entrepreneur avant la fin de l’emploi ou du contrat de cette personne.

Il peut y avoir des situations où vous êtes tenu de conserver des documents à des fins autres que le respect de vos obligations en vertu de la Loi. Par exemple, un organisme de réglementation fédéral ou provincial peut exiger que vous conserviez des documents en plus de ceux qui sont décrits dans la présente directive. Si tel est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que celle qui est décrite, mais elle ne peut pas être plus courte.

Références juridiques

3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d’autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n’êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois.

Par exemple, lorsque vous conservez une copie d’une déclaration d’opérations importantes en espèces vous pouvez choisir de l’utiliser comme relevé d’opération importante en espèces pour la même opération, pour autant que tous les renseignements qui seraient autrement conservés dans le relevé d’opération importante en espèces sont consignés dans la déclaration. Toute exigence liée à la tenue d’un relevé d’opération importante en espèces s’applique tout de même, telle que la vérification de l’identité.

Entités financières, organismes publics, et personnes morales ou fiducie dont l’actif est très important

Vous n’êtes pas tenu de conserver un relevé d’opération importante en espèces, un relevé d’opération importante en monnaie virtuelle ou un relevé de réception de fonds, si les espèces ou la monnaie virtuelle ont été reçus d’un client qui est une entité financière ou un organisme public, ou d’une personne qui agit au nom d’un client qui est une entité financière ou d’un organisme public.

Vous n’êtes pas tenu de conserver les relevés de réception de fonds si les fonds proviennent :

Monnaie virtuelle

Lorsque vous recevez de la monnaie virtuelle à titre de compensation pour la validation d’une opération inscrite dans registre distribué, ou si vous recevez une somme symbolique en monnaie virtuelle visant uniquement à valider une autre opération ou un transfert de renseignements, vous n’êtes pas tenu de conserver un relevé d’opération importante en monnaie virtuelle.

Références juridiques

Pour obtenir de l’aide

Si vous avez des questions au sujet de vos exigences, veuillez communiquer avec CANAFE par courriel à guidelines-lignesdirectrices@fintrac-canafe.gc.ca.

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