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Exigences en matière de tenue de documents pour les administrateurs, courtiers et prêteurs hypothécaires : Directive de conformité de CANAFE

Du : Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE)

Cette directive définit certaines exigences en matière de tenue de documents pour les administrateurs, courtiers et prêteurs hypothécaires.

Vous avez d'autres obligations en matière de tenue de documents, lesquelles sont expliquées en détail dans les directives suivantes :

Remarque : Dans la présente directive, toute référence à des montants en dollars (tel que 10 000 $) est faite en dollars canadiens, sauf indication contraire.

Dans cette directive

Liens connexes

1. Quels documents dois-je tenir et que doivent-ils contenir

Vous devez tenir les documents suivants :

Remarque :

Dans le cadre de vos exigences en matière de tenue de documents, vous devriez fournir autant de détails que possible sur les clients.

Le fait de conserver des informations détaillées sur la profession d'un client ou la nature de son entreprise principale, vous aidera à déterminer si une opération ou une activité correspond à ce à quoi vous devriez vous attendre du client.

Par exemple :

Une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE

Vous devez conserver une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE dans vos dossiers. Chaque déclaration est assortie d'une période de conservation.

Lorsque vous soumettez une :

Conservation : Au moins 5 ans à compter de la date à laquelle la déclaration a été soumise.

Lorsque vous soumettez une :

Conservation : Au moins 5 ans à compter de la date à laquelle la déclaration a été créée.

Relevés d'opérations importantes en espèces

Vous devez conserver un relevé d'opérations importantes en espèces lors de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces.  

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir des fonds en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit 10 000 $ ou plus en espèces conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu le montant lorsqu'il est reçu par la personne ou l'entité, et vous devez tenir un relevé d'opérations importantes en espèces.

Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.

Un relevé d'opérations importantes en espèces doit inclure les renseignements suivants :

Conservation : Au moins 5 ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opérations importantes en espèces a été créé.

Relevés d'opérations importantes en monnaie virtuelle

Vous devez conserver un relevé des opérations importantes en monnaie virtuelle lors de la réception d'une somme en monnaie virtuelle équivalent à 10 000 $ ou plus.

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir de la monnaie virtuelle en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit une somme en monnaie virtuelle équivalent à 10 000 $ ou plus conformément à l'autorisation, vous êtes réputé avoir reçu la monnaie virtuelle lorsque la personne ou l'entité la reçoit, et vous devez conserver un relevé d'opérations importantes en monnaie virtuelle. 

Remarque : La règle de 24 heures s'applique à la présente exigence.

Un relevé d'opérations importantes en monnaie virtuelle doit inclure les renseignements suivants :

Conservation : Au moins 5 ans à compter de la date à laquelle le relevé d'opérations importantes en monnaie virtuelle a été créé.

Relevés de réception de fonds

Vous devez conserver un relevé de réception de fonds à l'égard de toute somme reçue en lien avec une hypothèque sur immeuble ou bien réel, lequel doit inclure les renseignements suivants :

Si la réception de fonds est liée à une entité qui est une personne morale, vous devez aussi conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération. Il peut s'agir, par exemple :

Conservation : Au moins 5 ans à compter de la date à laquelle le relevé de réception de fonds a été créé.

Dossiers de renseignements

Administrateurs hypothécaires : Vous devez tenir un dossier de renseignements pour chaque personne ou entité pour laquelle vous assurez la gestion administrative de contrats de prêts hypothécaires sur immeubles ou biens réels.

Courtiers hypothécaires : Vous devez tenir un dossier de renseignements pour chaque personne ou entité pour laquelle vous négociez un prêt garanti par hypothèque sur immeuble ou bien réel.

Prêteurs hypothécaires : Vous devez tenir un dossier de renseignements pour chaque personne ou entité à laquelle vous accordez un prêt garanti par hypothèque sur un immeuble ou des biens réels, ou lorsque vous recueillez des fonds pour un tel prêt.

Si plusieurs clients participent à une opération, un dossier de renseignements doit être tenu pour chaque client.

Un dossier de renseignements doit inclure :

Si le dossier de renseignement est lié à une entité qui est une personne morale, vous devez aussi conserver une copie de l'extrait des registres officiels de celle-ci où figure toute disposition portant sur le pouvoir de lier la personne morale quant à l'opération. Il peut s'agir, par exemple :

Conservation : Au moins 5

Dossiers de prêt hypothécaire

Lorsque vous accordez un prêt garanti par hypothèque sur immeuble ou bien réel conclu avec un client, un document indiquant la capacité financière de ce dernier, vous devez tenir un document indiquant :

Conservation : Au moins 5 ans à compter de la date à laquelle le dossier a été créé.

Références juridiques

2. Quelles sont mes responsabilités en matière de tenue de documents

Afin de vous conformer aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de manière à ce qu'ils puissent être fournis à CANAFE dans les 30 jours suivant la date à laquelle ils sont demandés. Les documents peuvent également être demandés par le biais d'une ordonnance judiciaire par les organismes d'application de la loi afin d'appuyer une enquête sur le blanchiment d'argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie) peut être tenu sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu qu'un imprimé puisse facilement être produit.

Les employés qui tiennent des documents pour vous ne sont pas tenus de les conserver après la fin de leur emploi. Il en va de même pour les personnes avec lesquelles vous êtes liées par contrat, une fois le lien d'emploi ou contractuel est rompu, ces personnes ne sont plus obligées de tenir des documents à votre place. Vous devez obtenir et conserver les documents qui ont été tenus pour vous par un employé ou un entrepreneur avant la fin de l'emploi ou du contrat de cette personne.

Il peut y avoir des situations où vous êtes tenu de conserver des documents à des fins autres que le respect de vos obligations en vertu de la Loi. Par exemple, un organisme de réglementation fédéral ou provincial peut exiger que vous conserviez des documents en plus de ceux qui sont décrits dans la présente directive. Si tel est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que celle qui est décrite, mais elle ne peut pas être plus courte.

Références juridiques

3. Quelles sont les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents 

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d'autres documents que vous avez déjà à votre disposition, vous n'êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois.

Par exemple, lorsque vous conservez une copie d'une déclaration d'opérations importantes en espèces vous pouvez choisir de l'utiliser comme relevé d'opération importante en espèces pour la même opération, pour autant que tous les renseignements qui seraient autrement conservés dans le relevé d'opération importante en espèces sont consignés dans la déclaration. Toute exigence liée à la tenue d'un relevé d'opération importante en espèces s'applique tout de même, telle que la vérification de l'identité.

Clients qui sont des entités financières, organismes publics, et personnes morales ou fiducie dont l'actif est très important

Vous n'êtes pas tenu de conserver un relevé d'opération importante en espèces ou un relevé d'opération importante en monnaie virtuelle si les espèces, la monnaie virtuelle ou les fonds ont été reçus d'un client qui est une entité financière ou un organisme public, ou d'une personne qui agit pour le compte d'un client qui est une entité financière ou un organisme public.

Références juridiques

Pour obtenir de l'aide

Si vous avez des questions au sujet de vos exigences, veuillez communiquer avec CANAFE par courriel à guidelines-lignesdirectrices@fintrac-canafe.gc.ca.

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