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Exigences en matière de tenue de documents s’appliquant aux entreprises de services monétaires et aux entreprises de services monétaires étrangères : Directives de CANAFE en matière de conformité

Du : Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE)

La présente directive décrit certaines exigences en matière de tenue de documents s’appliquant aux entreprises de services monétaires et aux entreprises de services monétaires étrangères.

Vous devez satisfaire à d’autres exigences en matière de tenue de documents, lesquelles sont expliquées en détail dans les directives suivantes :

Remarque : Lorsqu’il est question de montants en dollars (comme 10 000 $) dans la présente directive, il s’agit de montants en dollars canadiens, sauf indication contraire.

Dans cette directive

Liens connexes

1. Les documents à conserver et ce qu’ils doivent contenir

Vous devez conserver les documents suivants :

Remarque :

Lorsque vous avez à conserver des documents sur des clients, vous devez fournir de l’information la plus descriptive possible.

Le fait de posséder de l’information détaillée sur la profession d’un client ou la nature de son activité principale vous aidera à déterminer si une opération ou une activité correspond à quoi il serait attendu de sa part.

Exemples :

Une copie de toutes les déclarations transmises à CANAFE

Vous devez conserver une copie de toutes les déclarations que vous transmettez à CANAFE dans vos dossiers. Chacune d’entre elles est soumise à une période de conservation.

Transmission :

Conservation : Vous devez conserver une copie de la déclaration au moins cinq ans après la date de sa transmission.

Transmission :

Conservation : Vous devez conserver une copie de la déclaration au moins cinq ans à compter de la date à laquelle elle a été créée.

Relevés d’opération importante en espèces

Les entreprises de services monétaires doivent conserver un relevé d’opération importante en espèces lors de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces.

Les entreprises de services monétaires étrangères doivent conserver un relevé d’opération importante en espèces lors de la réception de 10 000 $ ou plus en espèces d’une personne ou d’une entité au Canada.

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir des fonds en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit 10 000 $ ou plus en espèces conformément à l’autorisation, vous êtes réputé avoir reçu le montant lorsqu’il est reçu par la personne ou l’entité, et vous devez tenir un relevé d’opération importante en espèces.

Remarque : La règle de 24 heures s’applique à la présente exigence.

Un relevé d’opération importante en espèces doit inclure les renseignements suivants :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d’opération importante en espèces a été créé.

Relevés d’opération importante en monnaie virtuelle

Les entreprises de services monétaires doivent conserver un relevé des opérations importantes en monnaie virtuelle lors de la réception d’un montant en monnaie virtuelle équivalent à 10 000 $ ou plus.

Les entreprises de services monétaires étrangères doivent conserver un relevé des opérations importantes en monnaie virtuelle lors de la réception d’un montant en monnaie virtuelle équivalent à 10 000 $ ou plus d’une personne ou d’une entité au Canada.

Si vous autorisez une personne ou une entité à recevoir de la monnaie virtuelle en votre nom, et que cette personne ou entité reçoit un montant en monnaie virtuelle équivalent à 10 000 $ ou plus conformément à l’autorisation, vous êtes réputé avoir reçu la monnaie virtuelle lorsque la personne ou l’entité la reçoit, et vous devez conserver un relevé d’opération importante en monnaie virtuelle.

Remarque : La règle de 24 heures s’applique à la présente exigence.

Un relevé d’opération importante en monnaie virtuelle doit inclure les renseignements suivants :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d’opération importante en monnaie virtuelle a été créé.

Relevés d’opération de 3 000 $ ou plus

Émission de chèques de voyages, de mandats ou de titres négociables semblables

Si vous recevez 3 000 $ ou plus en fonds ou un montant équivalent en monnaie virtuelle, d’une personne ou d’une entité, en vue de l’émission de chèques de voyage, de mandats ou d’autres titres négociables semblables, vous devez consigner les renseignements suivants :

Rachat de mandats

Si vous rachetez un mandat ou plusieurs mandats totalisant 3 000 $ ou plus, en fonds ou d’un montant équivalent en monnaie virtuelle à la demande d’une personne ou d’une entité, vous devez consigner les renseignements suivants :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d’opération de 3 000 $ ou plus a été créé.

Relevés de remise et de transmission de fonds de 1 000 $ ou plus par un moyen autre qu’un télévirement

Transmission de fonds de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous transmettez un montant de 1 000 $ ou plus en fonds à la demande d’une personne ou d’une entité par un moyen autre qu’un télévirement (par exemple, en utilisant un système parallèle de remises de fonds comme les hawala), vous devez conserver un document où sont consignés :

Remise de fonds de 1 000 $ ou plus à un bénéficiaire

Lorsque vous remettez un montant de 1 000 $ ou plus en fonds à un bénéficiaire à la demande d’une personne ou d’une entité par un moyen autre qu’un télévirement (par exemple, en utilisant un système parallèle de remises de fonds comme les hawala), vous devez conserver un document où sont consignés :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de transmission ou de remise de 1 000 $ ou plus a été créé.

Relevés de télévirement de 1 000 $ ou plus

Amorcer un télévirement international de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous amorcez à la demande d’une personne ou d’une entité, un télévirement de 1 000 $ ou plus, vous devez consigner les renseignements suivants :

Transmettre un télévirement international de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous transmettez, à titre d’intermédiaire, un télévirement international de 1 000 $ ou plus qui est amorcé par une autre entité déclarante, vous devez consigner les renseignements suivants :

Destinataire d’un télévirement international de 1 000 $ ou plus

Lorsque vous êtes le destinataire d’un télévirement international de 1 000 $ ou plus, vous devez consigner les renseignements suivants :

Remarque :

Lorsque vous amorcez, transmettez à titre d’intermédiaire, ou recevez à titre de destinataire un télévirement, vous devez y inclure les renseignements réglementaires conformément à la règle d’acheminement. Pour obtenir d’autres renseignements, veuillez consulter la Règle d’acheminement pour les télévirements et le transfert de monnaie virtuelle.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de télévirement de 1 000 $ ou plus a été créé.

Relevés de transfert d’un montant en monnaie virtuelle équivalent à 1 000 $ ou plus

Transfert d’un montant en monnaie virtuelle équivalent à 1 000 $ ou plus

Lorsque vous effectuez un transfert d’un montant en monnaie virtuelle équivalent à 1 000 $ ou plus à la demande d’une personne ou d’une entité, vous devez consigner les renseignements suivants :

Réception d’un montant en monnaie virtuelle équivalent à 1 000 $ ou plus à remettre à un bénéficiaire

Lorsque vous recevez un montant en monnaie virtuelle équivalent à 1 000 $ ou plus à remettre à un bénéficiaire, vous devez conserver les renseignements suivants :

Remarque :

Lorsque vous transférez un montant en monnaie virtuelle, vous devez joindre au transfert les renseignements réglementaires, conformément à la règle d’acheminement.

Lorsque vous recevez un montant en monnaie virtuelle, vous devez prendre des mesures raisonnables pour vous assurer que le transfert reçu comprend les renseignements réglementaires.

Pour de l’information supplémentaire, veuillez consulter la Règle d’acheminement pour les télévirements et le transfert de monnaie virtuelle.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de transfert d’un montant en monnaie virtuelle ou de réception d’un montant en monnaie virtuelle a été créé.

Fiches d’opération de change en devise

Vous devez conserver une fiche d’opération, qui peut prendre la forme d’une entrée dans un registre des opérations, pour toutes les opérations de change en devise que vous effectuez, peu importe le montant.

Chaque fiche doit comprendre les renseignements suivants :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la fiche d’opération de change en devise a été créée.

Fiches d’opération de change en monnaie virtuelle

Vous devez conserver une fiche d’opération de change en monnaie virtuelle, qui peut prendre la forme d’une entrée dans un registre des opérations, pour toutes les opérations de change en monnaie virtuelle que vous effectuez, peu importe le montant.

Chaque fiche doit comprendre les renseignements suivants :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la fiche d’opération de change en monnaie virtuelle a été créée.

Relevés de services de plateforme de sociofinancement

Si vous êtes une entreprise de services monétaires ou une entreprise de services monétaires étrangère qui fournit des services de plateforme de sociofinancement à des personnes ou à des entités au Canada, vous devez :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de services de plateforme de sociofinancement a été créé.

Notes de service internes

Vous devez conserver toutes les notes de service internes (c’est-à-dire les mémos, notes, messages ou communications similaires) que vous créez ou recevez dans le cadre normal des activités concernant les services d’entreprise de services monétaires ou d’entreprise de services monétaires étrangère que vous offrez aux clients.

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la note de service interne a été créée.

Relevés d’accord de services

Les entreprises de services monétaires qui concluent un accord avec une entité pour fournir des services d’entreprise de services monétaires couverts en vertu de l’alinéa 5h) de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et les entreprises de services monétaires étrangères qui concluent un accord avec une entité au Canada pour fournir un service d’entreprise de services monétaires étrangère couvert en vertu de l’alinéa 5h.1) de la Loi doivent conserver un document où sont consignés les renseignements suivants :

Si des modifications ultérieures ont été apportées aux statuts ou aux règlements administratifs en ce qui concerne le pouvoir de lier la société en matière d’opérations, et que ces modifications étaient applicables au moment de la création du document d’entente de services, la résolution du conseil d’administration indiquant la modification doit être incluse dans le document;

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle la dernière opération a été effectuée.

Relevés de transport

Si vous êtes une entreprise de services monétaires ou une entreprise de services monétaires étrangère qui transporte des espèces, de la monnaie virtuelle (comme pour le stockage de monnaies virtuelles) ou des titres négociables (comme des mandats ou des chèques de voyage) au Canada, vous devez conserver les renseignements énumérés ci-dessous.

Transport de 1 000 $ ou plus en espèces ou en monnaie virtuelle à la demande d’une personne ou d’une entité

Lorsque vous transportez 1 000 $ ou plus en espèces ou en monnaie virtuelle (comme pour le stockage de monnaies virtuelles), à la demande d’une personne ou d’une entité, vous devez consigner ce qui suit :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de transport de 1 000 $ ou plus en espèces ou en monnaie virtuelle a été créé.

Transport de 3 000 $ ou plus en titres négociables à la demande d’une personne ou d’une entité

Lorsque vous transportez 3 000 $ ou plus en titres négociables, comme des mandats ou des chèques de voyage, à la demande d’une personne ou d’une entité, vous devez consigner ce qui suit :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de transport de 3 000 $ ou plus en titres négociables a été créé.

Transport d’un montant non déclaré en espèces, en monnaie virtuelle ou en titres négociables à la demande d’une personne ou d’une entité

Lorsque vous transportez un montant non déclaré en espèces, en monnaie virtuelle (comme pour le stockage de monnaies virtuelles) ou en titres négociables (comme des mandats ou des chèques de voyage) à la demande d’une personne ou d’une entité qui ne peut pas être facilement déterminé, vous devez consigner ce qui suit :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de transport du montant non déclaré en espèces, en monnaie virtuelle ou en titres négociables a été créé.

Transport d’espèces, de monnaie virtuelle ou de titres négociables à la demande d’une banque, d’une caisse de crédit ou d’une caisse populaire

Lorsque vous transportez des espèces, de la monnaie virtuelle (comme pour le stockage de monnaies virtuelles) ou des titres négociables (comme des mandats ou des chèques de voyage) à la demande d’une banque, d’une caisse de crédit ou d’une caisse populaire, vous devez consigner ce qui suit :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé de transport d’espèces, de monnaie virtuelle ou de titres négociables, à la demande d’une banque, d’une caisse de crédit ou d’une caisse populaire, a été créé.

Relevés d’encaissement de chèques

Encaissement d’un ou de plusieurs chèques dont la valeur totale est de 3 000 $ ou plus

Si vous êtes une entreprise de services monétaires ou une entreprise de services monétaires étrangère qui encaisse un ou plusieurs chèques dont la valeur totale est de 3 000 $ et plus, à la demande d’une personne ou d’une entité au Canada, vous devez consigner ce qui suit :

Conservation : Au moins cinq ans à compter de la date à laquelle le relevé d’encaissement du ou des chèques a été créé.

Références juridiques

2. Mes responsabilités en matière de tenue de documents

Afin de vous conformer aux exigences en matière de tenue de documents, vous devez conserver les documents de manière à ce qu’ils puissent être fournis à CANAFE dans les 30 jours suivants la date à laquelle ils sont demandés. Les documents peuvent également être demandés par le biais d’une ordonnance judiciaire par les organismes d’application de la loi afin d’appuyer une enquête sur le blanchiment d’argent ou le financement des activités terroristes. Un document (ou une copie) peut être tenu sous forme lisible par machine ou sous forme électronique, pourvu qu’un imprimé puisse facilement être produit.

Les employés qui tiennent des documents pour vous ne sont pas tenus de les conserver après la fin de leur emploi. Il en va de même pour les personnes avec lesquelles vous êtes liées par contrat, une fois le lien d’emploi ou contractuel est rompu, ces personnes ne sont plus tenues de tenir des documents à votre place. Vous devez obtenir et conserver les documents qui ont été tenus pour vous par un employé ou un entrepreneur avant la fin de l’emploi ou du contrat de cette personne.

Il peut y avoir des situations où vous êtes tenu de conserver des documents à des fins autres que vos exigences en vertu de la Loi. Par exemple, un organisme de réglementation fédéral ou provincial peut exiger que vous conserviez des documents en plus de ceux qui sont décrits dans la présente directive. Si tel est le cas, vous devez tout de même satisfaire aux exigences décrites dans la présente directive. Par exemple, la période de conservation de vos documents peut être plus longue que celle qui est décrite, mais elle ne peut pas être plus courte.

Références juridiques

3. Les exceptions aux exigences en matière de tenue de documents

Si vous devez conserver un document contenant des renseignements auxquels vous pouvez facilement avoir accès dans d’autres documents, vous n’êtes pas tenu de consigner les mêmes renseignements une seconde fois.

Par exemple, lorsque vous conservez une copie d’une déclaration d’opérations importantes en espèces vous pouvez choisir de l’utiliser comme relevé d’opération importante en espèces pour la même opération, pour autant que tous les renseignements qui seraient autrement conservés dans le relevé d’opération importante en espèces sont consignés dans la déclaration. Toute exigence liée à la tenue d’un relevé d’opération importante en espèces s’applique tout de même, comme la vérification de l’identité.

Relevés d’opération importante en espèces ou en monnaie virtuelle

Vous n’êtes pas tenu de conserver un relevé d’opération importante en espèces ou en monnaie virtuelle si la provenance des espèces ou de la monnaie virtuelle est l’une des suivantes :

Lorsque vous procédez au transfert ou à la réception de monnaies virtuelles à titre de compensation pour la validation d’une opération inscrite dans un registre distribué, ou à l’échange, au transfert ou à la réception d’un montant symbolique en monnaie virtuelle visant uniquement à valider une autre opération ou un transfert de renseignements, vous n’êtes pas tenu de conserver les documents dans lesquels est consigné ce qui suit :

Relevés d’accord de service

Vous n’avez pas à conserver de relevés d’accord de service (y compris des dossiers de renseignements) lorsque vous concluez un tel accord avec une entité uniquement pour le transport d’espèces, de monnaie virtuelle (comme pour le stockage de monnaies virtuelles) ou de mandats, de chèques de voyage ou d’autres titres négociables semblables dans les cas suivants :

La même exception s’applique lorsque vous concluez un accord de service avec une entité uniquement pour le transport de pièces de la monnaie canadienne aux fins de livraison, conformément à la Loi sur la Monnaie royale canadienne.

Relevés de transport

Nous n’avez pas à conserver des relevés de transport lorsque vous transportez des espèces, de la monnaie virtuelle (comme pour le stockage de monnaies virtuelles) ou des mandats, des chèques de voyage ou d’autres titres négociables semblables dans les cas suivants :

La même exception s’applique pour le transport de pièces de la monnaie canadienne aux fins de livraison, conformément à la Loi sur la Monnaie royale canadienne.

Références juridiques

Aide

Si vous avez des questions sur les exigences que vous devez respecter, veuillez communiquer avec CANAFE par courriel à l’adresse guidelines-lignesdirectrices@fintrac-canafe.gc.ca.
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