Ébauche de la directive : Déclaration d'opérations douteuses à CANAFE

Aperçu

Cette directive entre en vigueur le ** septembre 2023.

Les exigences en matière de déclaration des opérations douteuses en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et des règlements connexes s'appliquent à tous les secteurs d'entités déclarantes.

Plus précisément, toutes les entités déclarantes et leurs employés doivent déclarer les opérations douteuses. Si vous travaillez pour une entité déclarante et que l'entité déclarante déclare activement les opérations douteuses, il n'est pas nécessaire que vous les déclariez aussi. On s'attend à ce que les employés soumettent des déclarations d'opérations douteuses (DOD) au Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE) seulement s'ils croient que leur employeur n'a pas transmis de DOD conformément à la Loi et aux règlements connexes. Pour soumettre une DOD dans une telle situation, l'employée peut utiliser le formulaire de déclaration sur support papier comme expliqué dans la section 4 ci-dessous.

Un fournisseur de services peut soumettre et corriger une DOD en votre nom. Cependant, en tant qu'entité déclarante, vous êtes ultimement responsable de remplir vos exigences en vertu de la Loi et des règlements connexes, même si un fournisseur de services soumet des déclarations en votre nom. Cette responsabilité juridique ne peut pas être déléguée.

Aucune poursuite ne sera intentée contre une personne ou une entité qui aurait soumis une DOD de bonne foi ou fourni des renseignements à CANAFE relativement à des soupçons de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme. ^{Note de bas de page 1}

Vous n'êtes pas autorisé à informer quiconque, y compris le client, du contenu d'une DOD, ou du fait que vous avez fait ou ferez une telle déclaration, si l'intention est de nuire à une enquête criminelle. Cette mesure s'applique qu'une telle enquête ait commencé ou non. ^{Note de bas de page 2} Il est important de ne pas révéler à votre client que vous effectuez une déclaration d'opérations douteuses. Par conséquent, vous ne devez pas demander des informations que vous ne demanderiez pas normalement lors d'une opération.

Nous vous recommandons de lire la présente directive parallèlement à la directive sur les indicateurs de blanchiment d'argent et de financement du terrorisme (indicateurs BA/FT).

CANAFE utilise diverses méthodes d'évaluation pour s'assurer que vous repérez les opérations douteuses et que vous transmettez en temps opportun des DOD complètes. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les méthodes utilisées lors de l'évaluation des DOD par CANAFE, reportez-vous au Manuel d'évaluation de CANAFE.

À qui s'adresse cette directive

• Tous les secteurs d'entités déclarantes

Dans cette directive

1. Qu'est-ce qu'une DOD?
2. Qu'entend-on par motifs raisonnables de soupçonner (MRS)?
3. Quand dois-je soumettre une DOD?
4. Comment dois-je soumettre une DOD?
5. Quels sont les principaux éléments à prendre en considération au moment de soumettre une DOD?
6. Quelles sont les autres exigences associées aux opérations douteuses?
7. Quelles sont les exclusions à la déclaration des opérations douteuses?
8. Dois-je continuer à déclarer les opérations douteuses après avoir soumis une DOD?
9. Quelles sont les attentes de CANAFE relativement aux DOD?
10. Quelles sont les lacunes communes à éviter dans les DOD?

Vous trouverez aussi des instructions pour remplir une DOD à l'annexe 1 et des exemples de scénarios à l'annexe 2.

Si vous avez des questions quant à vos exigences en matière de déclaration des opérations douteuses, veuillez communiquer avec CANAFE par courriel à guidelines-lignesdirectrices@fintrac-canafe.gc.ca.

**Remarque : Dans la présente directive, tous les montants en dollars (tel que 10 000 $) sont en dollars canadiens (CAD) à moins d'indication contraire.

**Remarque : Toute mention d'opérations englobe les opérations tentées et effectuées. Toute mention de perpétration d'une infraction de BA/FT inclut aussi toute tentative de perpétration d'une infraction de BA/FT.

1. Qu'est-ce qu'une DOD?

Une déclaration d'opérations douteuses (DOD) est un type de déclaration qui doit être soumis à CANAFE par une entité déclarante lorsqu'il existe des motifs raisonnables de soupçonner qu'une opération financière, qui a lieu ou qui est tentée, dans le cadre de ses activités est liée à la perpétration, ou une tentative de perpétration, d'une infraction de blanchiment d'argent (BA) ou de financement du terrorisme (FT). ^{Note de bas de page 3}

La DOD est l'une des déclarations les plus utiles et uniques transmises à CANAFE. Outre les renseignements prescrits par règlement, les DOD permettent de fournir davantage de détails descriptifs liés à une opération lesquels proviennent des observations découlant de vos interactions et activités d'affaires. Tout renseignement supplémentaire, tel que les surnoms, les autres appellations, l'information sur les bénéficiaires effectifs, les adresses de protocole Internet (IP), les numéros d'autres comptes, les adresses courriel, les adresses d'opérations en monnaies virtuelles et informations connexes, les détails d'achat ou de transfert de fonds électroniques, les emplacements, les relations et les renseignements contextuels sont utiles à l'analyse et à la production de renseignements financiers par CANAFE.

Compte tenu de l'importance du renseignement financier de CANAFE sur le plan de la sécurité des Canadiens et de la protection du système financier du Canada, CANAFE examine et évalue chaque DOD reçue. Lorsque les circonstances le justifient, par exemple dans le cas d'une DOD mettant en cause des menaces pour la sécurité du Canada, CANAFE accélère le processus d'analyse pour communiquer les renseignements financiers aux organismes d'application de la loi et aux autres partenaires du renseignement dans les 24 heures.

2. Qu'entend-on par motifs raisonnables de soupçonner (MRS)?

Avoir des motifs raisonnables de soupçonner (MRS) est le seuil requis pour soumettre une DOD à CANAFE. C'est un peu plus qu'un simple soupçon, c'est-à-dire qu'il est possible qu'une infraction de BA/FT ait été perpétrée. Vous n'avez pas à vérifier les faits, le contexte ou les indicateurs de BA/FT qui vous ont amené à soupçonner une infraction, et vous n'avez pas non plus à prouver qu'une infraction de BA/FT a été perpétrée pour conclure qu'il y a des motifs raisonnables de soupçonner une telle infraction. Vos soupçons doivent être raisonnables et, par conséquent, ils doivent être impartiaux et non basés sur des préjugés.

Le fait de conclure qu'il existe des motifs raisonnables de soupçonner qu'une opération financière est liée au BA/FT sous-entend que vous avez examiné les faits, le contexte et les indicateurs de BA/FT liés à l'opération financière et que, après cet examen, vous déterminez qu'il existe des motifs raisonnables de soupçonner que l'opération financière à l'étude est liée à la perpétration d'une infraction de BA/FT. Vous devez être en mesure de démontrer et d'expliquer les raisons pour lesquelles vous avez des soupçons de manière à ce qu'une autre personne possédant des connaissances, une expérience et une formation semblables en arriveraient à la même conclusion en examinant les mêmes renseignements.

Votre évaluation et votre conclusion selon laquelle une infraction de BA/FT a possiblement été perpétrée reposent sur de nombreux facteurs; ceux-ci doivent tous être inclus dans votre DOD. Vous devez expliquer votre évaluation dans la section descriptive de la DOD, plus précisément la section Description de l'activité douteuse.

Si vous comprenez les différences entre les autres seuils, comme un simple soupçon et les motifs raisonnables de croire, il sera alors plus facile pour vous de comprendre ce que signifie avoir des MRS.

Un simple soupçon est un seuil moins élevé que celui des motifs raisonnables de soupçonner et s'apparente à une « intuition » ou à un « pressentiment ». En d'autres mots, simple soupçon signifie que vous avez le sentiment qu'il y a quelque chose d'inhabituel ou de douteux, mais vous n'avez aucun fait, contexte ou indicateur de BA/FT à l'appui ou qui vous permet de déterminer de manière raisonnable qu'une infraction de BA/FT a été perpétrée. Un simple soupçon peut vous inciter à évaluer les opérations connexes pour tenter de trouver d'autres renseignements qui pourraient appuyer ou confirmer vos soupçons.

Avoir des motifs raisonnables de croire est un seuil plus élevé que celui des MRS et est au-delà du seuil nécessaire pour soumettre une DOD. Avoir des motifs raisonnables de croire signifie qu'il est probable qu'une infraction de BA/FT pouvant être appuyée de faits vérifiés ait été commise. En d'autres mots, il existe suffisamment d'éléments de preuve pour amener une personne raisonnable et formée à croire et non seulement à soupçonner qu'une infraction de BA/FT a été commise. Par exemple, les organismes d'application de la loi doivent avoir des motifs raisonnables de croire qu'un acte criminel a eu lieu avant de pouvoir obtenir des autorisations judiciaires, y compris une ordonnance de communication.

Si vous êtes visé par une ordonnance de communication délivrée par un organisme d'application de la loi, vous devez évaluer les faits, le contexte et les indicateurs de BA/FT afin de déterminer si vous avez des MRS qu'une opération donnée est liée à une infraction de BA/FT.

Si vous avez identifié une opération et que vous avez déterminé qu'il existe des motifs raisonnables de croire qu'une infraction de BA/FT a eu lieu, vous devez entreprendre immédiatement une évaluation des opérations connexes, car vous avez dépassé le seuil des MRS.

Si CANAFE procède à une évaluation et qu'il existe des motifs raisonnables de croire qu'une opération est liée à la perpétration d'une infraction de BA/FT, et que vous n'avez pas commencé à évaluer les faits, le contexte ou les indicateurs de BA/FT, une lacune pourrait être signalée pour avoir omis de soumettre une DOD.

Dans les situations impliquant des renseignements exigeant un traitement rapide, comme le soupçon du financement du terrorisme et des menaces pour la sécurité nationale, nous vous encourageons, comme pratique exemplaire, d'accélérer la soumission des DOD. Nous vous recommandons d'inclure cette pratique dans vos politiques et procédures de conformité.

Voir le diagramme 1 : Seuils de soupçon, pour obtenir une vue d'ensemble.

Diagramme 1 : Seuils de soupçon

3. Quand dois-je soumettre une DOD?

Vous devez soumettre une DOD à CANAFE aussitôt que possible après avoir pris les mesures qui vous permettent d'établir qu'il existe des motifs raisonnables de soupçonner (MRS) que l'opération ou la tentative d'opération est liée à la perpétration d'une infraction de BA/FT.^{Note de bas de page 4}

Quelles mesures puis-je prendre pour établir s'il existe des MRS?

Les mesures que vous pouvez prendre pour établir qu'il existe des MRS qu'une opération ou une tentative d'opération est liée à la perpétration d'une infraction de BA/FT incluent :

• effectuer un contrôle et identifier des opérations douteuses;
• évaluer les faits et le contexte liés à l'opération douteuse;
• établir un lien entre les indicateurs de BA/FT et votre évaluation des faits et du contexte;
• dans une DOD, expliquer les motifs pour lesquels vous soupçonnez une infraction en décrivant les faits, le contexte et les indicateurs de BA/FT qui vous mènent vers cette conclusion.

  Ces mesures doivent être décrites dans vos politiques et procédures de conformité.

Qu'est-ce qu'un fait?

Un fait, dans le cadre d'une DOD, se définit comme un événement, une action, une circonstance ou un élément connu qui existe ou qui a existé ou qui est survenu à un moment donné. La présente définition exclut les opinions. Par exemple, les faits concernant une opération financière peuvent comprendre la date, l'heure, l'emplacement ou le montant de l'opération ou le type d'opération. Les faits connus par l'entité déclarante peuvent aussi comprendre les détails d'un compte, ainsi que le secteur d'activité ou l'historique des données financières du client ou de renseignements sur la personne ou l'entité (par exemple, si une personne a été reconnue coupable d'une infraction désignée ou si elle fait l'objet d'une ordonnance de communication, ou si une entité est visée par une enquête pour fraude ou tout autre acte criminel).  

Qu'est-ce que le contexte?

Le contexte, dans le cadre d'une DOD, se définit comme étant de l'information apportant des précisions sur un ensemble de circonstances ou des explications par rapport à une situation ou une opération financière. Ce type de renseignements est essentiel pour déterminer s'il s'agit ou non d'une opération douteuse et s'il existe des motifs raisonnables de douter, compte tenu de la situation donnée.

Il est possible d'observer et de comprendre le contexte entourant une opération de la façon suivante :

• connaissance générale des événements qui surviennent dans le contexte de l'entreprise de l'entité ou de la personne ou dans sa communauté;
• connaissance des activités financières typiques de votre entreprise;
• activités périodiques visant à bien connaître son client (par exemple, vérifier l'identité de personnes et d'entités, leurs professions ou activités commerciales, comment elles obtiennent leur richesse, leurs opérations habituelles ou attendues, etc.);
• renseignements obtenus en appliquant votre évaluation des risques;
• indices révélateurs sur le client (par exemple, les antécédents, le comportement et les actions de votre client).

Une opération peut, par elle-même, ne pas sembler douteuse. Toutefois, un examen d'éléments contextuels entourant l'opération peut faire naître des soupçons. Inversement, le contexte d'une opération donnée, qui vous apparaîtrait inhabituelle ou douteuse, pourrait vous amener à réévaluer les opérations de votre client, tant antérieures que courantes, et à conclure qu'elles sont raisonnables compte tenu des circonstances.

C'est en évaluant plusieurs éléments (opérations, faits, contexte et autres renseignements connexes qui ne sont pas nécessairement des indicateurs de BA/FT) que vous pourrez déterminer s'il y a lieu ou non de soupçonner une infraction de BA/FT. Ensemble, ces éléments permettent de confirmer si vos soupçons liés à la perpétration d'une infraction de BA/FT sont fondés ou non. Voici certains exemples qui peuvent faire naître des soupçons.

1. Si une personne :
   • pose plusieurs questions au sujet des exigences en matière de déclaration à CANAFE (contexte);
   • souhaite connaître comment elle peut éviter que son opération soit déclarée à CANAFE (contexte);
   • fractionne les montants en plusieurs opérations pour éviter les seuils de vérification de l'identité et de déclaration (fait);
   • ne cesse de changer son récit pour expliquer la raison pour laquelle elle effectue l'opération, ou connaît très peu de détails à ce sujet (contexte).
2. Si des opérations sont fréquemment effectuées pour le compte d'une autre personne ou entité :
   • un client qui, lorsqu'il effectue une opération, est accompagné d'une autre partie, est supervisé par une autre partie ou reçoit des instructions d'une autre partie (fait);
   • des paiements provenant de parties sans lien avec le client ou destinés à de telles parties (à l'étranger ou au pays) [fait];
   • le client semble agir au nom d'une autre partie ou déclare agir pour une autre partie (contexte).

   Pour les secteurs d'entités déclarantes qui gèrent des comptes :

3. Si une personne effectue un dépôt dans un compte personnel et que cette personne :
   • a un revenu ou un emploi qui ne correspond pas aux sommes déposées (fait);
   • ne cesse de changer son récit pour expliquer son dépôt et ne peut pas fournir d'explication ou refuse de le faire (contexte);
   • montre des signes de nervosité (contexte).
4. S'il s'agit d'opérations dans un compte d'affaires qui s'accompagnent des éléments suivants :
   • de nombreuses parties, qui ne sont ni des signataires autorisés ni des employés, effectuent des dépôts dans le compte (fait);
   • les activités dans le compte correspondent à des télévirements en provenance et à destination de pays étrangers (fait) qui ne cadrent pas avec ce à quoi on s'attendrait de ce type d'entreprise (contexte).
5. S'il s'agit d'opérations souvent effectuées au nom d'une autre personne ou entité :
   • plusieurs paiements versés dans un compte par une personne qui n'est pas titulaire du compte (fait);
   • le compte est rattaché à des parties apparemment sans lien (contexte).

Qu'est-ce qu'un indicateur de BA/FT?

Les indicateurs de BA/FT sont des signes d'alerte potentiels qui peuvent susciter des soupçons et indiquer quelque chose d'inhabituel, sans explication raisonnable. Les signes d'alerte se manifestent habituellement dans au moins un fait, un comportement, une tendance ou d'autres facteurs qui permettent de déceler des irrégularités dans les opérations financières du client. Ces opérations présentent souvent des incohérences par rapport à ce à quoi vous vous attendriez ou ce que vous considéreriez comme étant normal d'après les faits et le contexte que vous connaissez au sujet de votre client et de ses opérations.

Pour obtenir plus d'informations et des exemples d'indicateurs de BA/FT, consultez la directive sur les indicateurs de BA/FT. De plus, CANAFE publie des produits de renseignement stratégique (par exemple, des alertes et des rapports opérationnels) qui mettent l'accent sur l'identification des méthodes, des techniques et des vulnérabilités liées à des cas de BA/FT.

Que signifie aussitôt que possible?

Aussitôt que possible signifie que vous avez pris les mesures vous permettant d'établir que vous avez atteint le seuil des motifs raisonnables de soupçonner, et ainsi, vous devez élaborer et soumettre une DOD en toute priorité. CANAFE s'attend à ce que vous n'accordiez pas de priorité déraisonnable à une autre tâche de contrôle des opérations, et pourrait remettre en question la remise tardive de déclarations. Plus vous tarderez à soumettre la DOD, plus vous serez tenu de fournir une explication adéquate. Les DOD sont parfois complexes, il faut néanmoins les traiter en priorité et les remplir en temps opportun; vous devez aussi avoir pris les mesures requises pour déterminer s'il existe des motifs raisonnables de soupçonner que l'opération est liée à la perpétration d'une infraction de BA/FT avant de soumettre votre déclaration à CANAFE.

Cela dit, l'omission de soumettre une DOD ou le fait de ne pas soumettre une DOD en temps opportun peut influer directement sur la capacité de CANAFE à s'acquitter de son mandat. Par conséquent, CANAFE s'attend à ce que vous soumettiez, en priorité, une DOD après avoir pris les mesures et établi qu'il y a des motifs raisonnables de soupçonner qu'une opération est liée à la perpétration d'une infraction de BA/FT.

4. Comment dois-je soumettre une DOD?

Vous devez transmettre les DOD à CANAFE par voie électronique si vous avez les moyens techniques de le faire. Si vous n'avez pas les moyens techniques de soumettre vos déclarations par voie électronique, vous devez les soumettre sur support papier. ^{Note de bas de page 5}

Déclaration par voie électronique

Vous devez soumettre les DOD à CANAFE en utilisant l'une des options suivantes :

Système de déclaration en ligne de CANAFE

Le système de déclaration en ligne de CANAFE (anciennement F2R) permet de transmettre des déclarations par voie électronique à CANAFE, et est destiné aux entités déclarantes ayant de plus faibles volumes de déclaration. Vous devez être inscrit auprès de CANAFE pour avoir accès au système de déclaration en ligne de CANAFE.

Une fois inscrit, vous pouvez soumettre de nouvelles déclarations et apporter des modifications aux déclarations soumises précédemment dans le système de déclaration en ligne de CANAFE. Le système de déclaration en ligne de CANAFE vous fournira un accusé de réception lorsque votre déclaration a été reçue par voie électronique. Le message inclura la date et l'heure à laquelle votre déclaration a été reçue et le numéro d'identification de la déclaration (le numéro de déclaration de CANAFE).

Le guide de l'utilisateur du système de déclaration en ligne de CANAFE fournit aussi des instructions détaillées et est mis à la disponibilité des entités déclarantes inscrite au système de déclaration en ligne de CANAFE. Pour obtenir le guide de l'utilisateur du système de déclaration en ligne de CANAFE, veuillez en faire la demande à f2r@fintrac-canafe.gc.ca.

Interfaces de programmation d'applications (API)

Déclaration sur support papier

Si vous n'avez pas les moyens techniques de soumettre vos déclarations par voie électronique, vous devez soumettre vos déclarations à CANAFE sur support papier. Le formulaire de DOD sur support papier de CANAFE peut être imprimé à partir de la page Web des formulaires de déclaration ou vous pouvez demander qu'un formulaire vous soit envoyé par télécopieur ou par courrier en téléphonant à CANAFE au 1-866-346-8722.

Vous pouvez transmettre une DOD sur support papier à CANAFE de deux façons :

• par télécopieur, au numéro 1-866-226-2346;
• par la poste, à l'adresse suivante :

  Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada
  Section A
  234, avenue Laurier Ouest, 24^e étage
  Ottawa (Ontario)  K1P 1H7
  CANADA

**Remarque : Il n'y a pas d'accusé de réception officiel de la part de CANAFE lorsque vous envoyez un formulaire de DOD rempli sur support papier.

Modification d'une déclaration

Après avoir soumis une déclaration, il est possible de la modifier — par exemple pour ajouter des informations manquantes ou apporter des corrections — mais, vous devez fournir une explication liée à la modification.

CANAFE peut également vous aviser par courriel des déclarations dans lesquelles il manque des renseignements ou qui contiennent des renseignements inexacts. Ces avis portent la mention « Déclaration retournée à des fins de modification (DRM) ». Pour obtenir de plus amples renseignements sur la façon de répondre aux DRM, veuillez consulter le guide de l'utilisateur du système de déclaration en ligne de CANAFE qui est mis à la répartition des entités déclarantes qui se sont inscrites au système de déclaration en ligne de CANAFE.

Pour modifier une déclaration qui a été soumise au moyen de :

• système de déclaration en ligne de CANAFE, reportez-vous au guide de l'utilisateur du système de déclaration en ligne de CANAFE
• API, reportez-vous à ***   
• déclaration par lots, reportez-vous à la documentation sur la déclaration par lots pour obtenir des instructions, ou utilisez le système de déclaration en ligne de CANAFE pour modifier une déclaration soumise dans un fichier de lots.

**Remarque : À partir du ** septembre 2023 , les nouvelles déclarations ne pourront pas être soumises au moyen de la déclaration par lots. Les entités déclarantes ne pourront utiliser la déclaration par lots que pour modifier ou supprimer des déclarations qui ont été précédemment soumises par lots avant ** septembre 2023.

Si vous avez soumis une DOD à CANAFE et que vous devez apporter une modification subséquente à la déclaration, ou si CANAFE vous a avisé d'une DRM, vous devez apporter la modification et soumettre la déclaration révisée à CANAFE aussitôt que possible.

5. Quels sont les principaux éléments à prendre en considération au moment de soumettre une DOD?

La présente section contient des éléments importants à prendre en considération au moment de soumettre une DOD à CANAFE. Certains de ces éléments ne s'appliquent qu'aux déclarations soumises par voie électronique et seront indiqués en conséquence.

Formulaire de DOD

Le formulaire de DOD comporte six sections — Renseignements généraux, Renseignements sur l'opération, Action d'amorce, Action d'achèvement, Détails de l'opération douteuse et Mesures prises — et le tableau ci-dessous indique le type d'informations à fournir pour chaque section.

Voir l'annexe 1 et/ou le formulaire de DOD pour la liste complète des champs de chaque section.   

Vous pouvez saisir une ou plusieurs opérations dans une déclaration. Lorsque vous saisissez plusieurs opérations dans une déclaration, vous pouvez saisir des opérations qui :

• ont le même statut d'opération ou un statut différent (par exemple, une déclaration peut inclure des opérations effectuées et/ou des tentatives d'opérations) et
• ont eu lieu au même endroit ou à des endroits différents.

Pour chaque opération effectuée ou tentée, vous devez fournir les renseignements obtenus au sujet de cette opération, les détails de l'opération douteuse et les mesures que vous avez prises dans les champs prévus à cet effet dans la DOD. Par exemple, si vous connaissez ou avez obtenu les renseignements suivants, vous devez les fournir dans la DOD :

• Le nom de la personne ou de l'entité qui a effectué ou tenté d'effectuer l'opération.
• Le type et le montant des fonds, des actifs ou de la monnaie virtuelle impliqués dans l'opération ou la tentative d'opération.
• Comment les fonds, les actifs ou la monnaie virtuelle ont été utilisés (détails de la répartition) dans le cadre d'une opération effectuée ou d'une tentative d'opération.
• Si la personne ou l'entité qui a effectué l'opération ou la tentative d'opération l'a fait pour le compte de quelqu'un d'autre.
• Les détails du compte d'un compte impliqué dans une opération effectuée ou qui devait être impliqué dans une tentative d'opération.

Enfin, pour une opération effectuée, il doit y avoir au moins une action d'amorce et une action d'achèvement . Si l'opération (par exemple, une opération en espèces, un télévirement international, une réception de monnaie virtuelle ou un déboursement de casino) implique un montant qui atteint le seuil de 10 000 $ ou plus, l'opération doit inclure le nom d'un bénéficiaire.

Une opération peut avoir plusieurs actions d'amorce et/ou actions d'achèvement, selon les instructions du client. Pour chaque action d'amorce, vous pouvez inclure plusieurs personnes ou entités qui effectuent l'opération, titulaires de comptes, sources de fonds ou de monnaie virtuelle, et tiers. Si l'entité qui effectue l'opération ou le tiers est une entité, vous pouvez également inclure des informations sur le(s) administrateur(s), le(s) bénéficiaire(s) effectif(s), le(s) fiduciaire(s), le(s) constituant(s) et le(s) bénéficiaire(s) de l'entité, le cas échéant. Pour chaque action d'achèvement, vous pouvez inclure plusieurs titulaires de compte, bénéficiaires et autres personnes ou entités impliquées dans l'action d'achèvement.

Pour chaque action d'amorce, vous devrez indiquer l'orientation des fonds, des actifs ou de la monnaie virtuelle utilisés pour démarrer l'opération, soit une entrée, soit une sortie. L'orientation de l'action d'amorce est une entrée lorsqu'un client apporte physiquement ou transfère électroniquement des fonds, des actifs ou une monnaie virtuelle à votre entreprise pour commencer l'opération. L'orientation de l'action d'amorce est une sortie lorsque votre client demande à commencer une opération avec des fonds, des actifs ou une monnaie virtuelle déjà détenus ou déposés dans votre entreprise. Par exemple, lorsqu'un client apporte des espèces à votre entreprise pour acheter une traite bancaire, l'orientation de l'action d'amorce est une entrée. Si le client n'apporte pas de fonds, mais demande d'acheter une traite bancaire avec les fonds du client déjà détenus ou déposés dans votre entreprise, alors l'orientation de l'action d'amorce est une sortie. 

Exemple de DOD

Le 10 juillet 2023, Mme Green se rend à la succursale 1 de la Coopérative de crédit Maple et dépose 9 900 $ en espèces dans son compte d'épargne. Le 11 juillet 2023, Mme Green se rend à la succursale 2 de la Coopérative de crédit Maple avec un chèque de 20 000 $ et dépose 12 000 $ dans son compte d'épargne et 8 000 $ dans son compte de chèques. Le 12 juillet 2023, Mme Green se rend à la succursale 1 de la Coopérative de crédit Maple et demande que 20 000 $ soient retirés de son compte d'épargne et transférés au compte de la Société Automobile ABC à la Banque Hemlock.

Sur la base d'un examen des faits, du contexte et des indicateurs, ainsi que de ses procédures d'évaluation des opérations douteuses, la Coopérative de crédit Maple établit qu'il existe des motifs raisonnables de soupçonner que les opérations sont liées à la perpétration d'une infraction de BA/FT. Par conséquent, la Coopérative de crédit Maple soumet une DOD – voir le diagramme 2.

Diagramme 2—Exemple de DOD

La DOD fournit des informations générales sur la Coopérative de crédit Maple et indique que Mme Green a effectué trois opérations :

• La première opération a été effectuée à la succursale 1 le 10 juillet 2023. Il y a une action d'amorce impliquant une entrée d'espèces de 9 900 $ et une action d'achèvement où 9 900 $ sont déposés sur un compte d'épargne. Comme Mme Green est l'unique titulaire du compte, elle est le bénéficiaire de cette opération.
• La deuxième opération a été effectuée à la succursale 2 le 11 juillet 2023. Il y a une action initiale impliquant l'entrée d'un chèque de 20 000 $ et deux actions d'achèvement : 12 000 $ sont déposés sur un compte d'épargne et 8 000 $ sont déposés sur un compte de chèques. Mme Green est la seule titulaire des deux comptes et donc la bénéficiaire de cette opération.
• La troisième opération a été effectuée à la succursale 1 le 12 juillet 2023. Il y a une action d'amorce impliquant un retrait de fonds de 20 000 $ et une action d'achèvement – la transmission d'un transfert national de fonds de 20 000 $ dont la Société Automobile ABC est le bénéficiaire.

Dans la section Détails des soupçons de la DOD, la Coopérative de crédit Maple fournit les faits, le contexte et les indicateurs qui lui ont permis de conclure qu'il existe des motifs raisonnables de soupçonner que les opérations sont liées à la perpétration ou à la tentative de perpétration d'une infraction de blanchiment d'argent ou de financement d'activités terroristes. Dans la section Mesures prises, la Coopérative de crédit Maple décrit les mesures qu'elle a prises.

Limites relatives à la soumission des DOD (applicables aux déclarations soumises par voie électronique)

Une déclaration doit comprendre au moins une opération (effectuée ou tentée) et peut comprendre jusqu'à *** opérations. S'il y a plus de *** opérations, vous devrez utiliser plus d'une déclaration pour déclarer vos opérations. Vous devez inclure le numéro de référence de la déclaration de l'entité déclarante afin que CANAFE soit au courant des déclarations liées. Le numéro de référence de la déclaration de l'entité déclarante est le numéro unique que vous attribuez à chaque déclaration. Si la déclaration dépasse la limite de *** opérations, vous pouvez inclure un suffixe (par exemple, -001, -002, etc.) pour indiquer que la déclaration est liée à une autre déclaration. Voir ci-dessous pour plus d'informations sur la façon de lier les déclarations.

Chaque opération faisant l'objet d'une déclaration doit comprendre au moins un élément qui initie l'opération et un élément qui complète l'opération, et peut comprendre jusqu'à 50 éléments qui initient l'opération et 50 éléments qui complètent l'opération par opération. Si une opération comporte plus de 50 éléments qui initient ou complètent l'opération, vous devez créer une nouvelle déclaration pour continuer à signaler les éléments qui initient ou qui complètent l'opération. Vous utiliserez le numéro de référence d'opération d'entité déclarante original de l'opération dans la déclaration avec les 50 premiers éléments qui initient ou complètent l'opération. Vous devez répéter ce numéro de référence d'opération pour permettre à CANAFE d'identifier et de relier les éléments qui initient ou qui complètent les opérations dans les différentes déclarations pour une opération donnée.

Si vous devez lier des opérations dans plusieurs déclarations, vous pouvez continuer à compter les opérations de façon progressive dans chaque déclaration. Par exemple, vous pourriez déclarer 250 opérations en les répartissant sur trois (3) déclarations comme suit :

• Déclaration 1 (DOD999-01) : Opérations 1 to 99;
• Déclaration 2 (DOD999-02) : Opérations 100 à 198;
• Déclaration 3 (DOD999-03) : Opérations 199 à 250.

Validation des déclarations par CANAFE

CANAFE valide les déclarations en appliquant les règles suivantes aux champs de la déclaration afin d'assurer la pertinence et la qualité des renseignements.

• Présence – est-ce que des renseignements ont été saisis dans le champ?
• Format – est-ce que les renseignements sont correctement structurés?
• Contenu – est-ce que les renseignements correspondent à l'étiquette du champ?

Prenons l'exemple du champ « profession » :

• Si enseignant est saisi dans le champ « profession », toutes les règles de validation sont satisfaites, car.. :
  • le champ contient des informations (présence);
  • l'information est dans un format texte (format attendu);
  • « enseignant » est une profession – c'est-à-dire que l'information est cohérente avec l'étiquette du champ (contenu).
• Si école secondaire ABC est saisie dans le champ de la profession, seules les règles de validation de la présence et du format sont respectées, car :
  • le champ contient des informations;
  • l'information est dans un format texte.

  La règle de contenu n'est pas respectée, car école secondaire ABC n'est pas une profession, c'est-à-dire que l'information n'est pas cohérente avec l'étiquette du champ.

• Si un numéro de téléphone (par exemple, 604-515-4321) est saisi dans le champ de la profession, seule la règle de validation de la présence est respectée, car le champ contient des informations. Les règles de format et de contenu ne sont pas respectées, car :
  • l'information est numérique plutôt que textuelle;
  • 604-515-4321 n'est pas une profession, c'est-à-dire que l'information ne correspond pas à l'étiquette du champ.
• Si aucune information n'est saisie dans le champ « profession », la règle de validation de la présence n'est pas respectée et les règles de format et de contenu ne peuvent pas être appliquées.

Validation de déclarations transmises dans le système de déclaration en ligne de CANAFE (applicable aux déclarations soumises par voie électronique)

Les déclarations soumises au moyen du système de déclaration en ligne de CANAFE sont immédiatement validées par l'application. Le système de déclaration en ligne de CANAFE indiquera les informations manquantes, incorrectes ou incorrectement formatées et vous devrez les corriger avant de pouvoir soumettre une déclaration dans le système de déclaration en ligne de CANAFE.

Validation de déclarations transmises au moyen de l'API (applicable aux déclarations soumises par voie électronique)

à déterminer

Vous devez vous familiariser avec les règles de validation des DOD. Ces règles permettent d'identifier les problèmes de déclaration ou les lacunes en matière d'information possibles, mais elles ne couvrent pas tous les scénarios. Bien que CANAFE procède à la validation des déclarations transmises afin d'en évaluer la qualité, vous devriez mettre en place vos propres pratiques proactives d'assurance de la qualité.

Création de profils de sujets (applicable aux déclarations soumises par voie électronique)

Un sujet est une personne ou une entité impliquée dans une opération et doit être inclus dans la déclaration. Cela inclut les personnes et entités qui effectuent l'opération, les tiers, les bénéficiaires, toutes les sources de fonds ou de monnaie virtuelle, les autres personnes impliquées dans l'opération, ainsi que les titulaires de compte.

Le système de déclaration en ligne de CANAFE et l'API vous permettent de créer différents profils de sujets afin de rationaliser la saisie de leurs informations dans les champs de la déclaration.

• « Créer un nom de personne » ou « Créer un nom d'entité » vous permet de créer un profil de sujet qui est une source de fonds ou de monnaie virtuelle, qui est impliqué dans l'action de réalisation ou qui est un titulaire de compte.
• « Créer des détails sur la personne » ou « Créer des détails sur l'entité » vous permet de créer un profil de sujet pour une personne ou une entité qui effectue l'opération, un tiers ou un bénéficiaire.

Une fois que vous avez créé un profil de sujet, vous pouvez le sélectionner lorsque vous naviguez dans chaque section de la déclaration et les renseignements sur le sujet rempliront automatiquement les champs en conséquence. Si une personne ou une entité a plus d'un rôle dans une déclaration (par exemple, une personne est à la fois celle qui effectue l'opération et le bénéficiaire de l'opération), le profil du sujet peut être sélectionné pour remplir les champs de tous les rôles. Bien qu'un profil de sujet puisse être sélectionné pour remplir les champs de toutes les opérations dans la même déclaration où il a été créé, il ne pourra pas être sélectionné dans d'autres déclarations pour des raisons de confidentialité.

6. Quelles sont les autres exigences associées aux opérations douteuses?

Programme de conformité

Vos politiques et procédures de conformité doivent inclure des informations détaillées sur votre processus de détermination et d'évaluation des opérations douteuses et de soumission des DOD à CANAFE. Il est possible que votre organisation ait un système automatisé ou des éléments déclencheurs qui détectent les opérations inhabituelles ou douteuses qui nécessiteraient une évaluation par une personne afin de déterminer si vous devez soumettre une DOD. Une personne avec les connaissances et la formation appropriées devrait être en mesure de déterminer si une opération est liée à la perpétration d'une infraction de BA/FT. Il est aussi important de noter que la valeur de l'opération n'est pas toujours l'aspect le plus important d'une DOD. La formation offerte aux employés pour leur permettre d'effectuer cette fonction est considérée comme faisant partie de vos exigences relatives au programme de conformité.

Vous devez également évaluer l'efficacité de votre programme de conformité dans le cadre de votre examen bisannuel de l'efficacité. Il s'agit notamment d'évaluer l'efficacité avec laquelle vous détectez, évaluez et soumettez les DOD. Voici des exemples de la façon dont cela peut être fait :

1. Vous pouvez évaluer des DOD précédemment soumises pour vous assurer que vous appliquez une approche uniforme en ce qui a trait à la détection, à l'évaluation des opérations et à la transmission de DOD. Par exemple, si certains indicateurs de BA/FT appuient vos soupçons de BA/FT, vous pouvez déterminer si ces mêmes indicateurs s'appliquent à d'autres situations de manière à vérifier si vous n'avez pas omis de déclarer des opérations douteuses à CANAFE. Cette façon de faire peut vous aider à favoriser l'uniformité dans votre organisation.
2. Vous pouvez collaborer avec d'autres membres de votre secteur d'affaires pour savoir comment ils s'y prennent pour repérer et évaluer les opérations douteuses, déterminer si elles atteignent le seuil des motifs raisonnables de soupçonner, et établir des points de repère communs de ce qui est considéré comme inhabituel ou douteux. Veuillez vous reporter aux produits de renseignement stratégiques de CANAFE (par exemple, les alertes et les rapports opérationnels de CANAFE) pour obtenir d'autres informations sur les risques liés au BA/FT et les vulnérabilités connexes qui ont été observés au sein de certains secteurs d'entités déclarantes ou qui sont rattachés à des crimes précis (par exemple, traite de personnes, arnaque amoureuse, trafic de fentanyl et d'autres drogues synthétiques).
3. Vous pouvez examiner un échantillon de vos DOD pour évaluer l'opportunité de vos déclarations d'opérations douteuses. Vous pourriez évaluer les mesures que vous avez prises pour cerner les éléments pertinents de vos DOD (faits, contexte et indicateurs de BA/FT) et déterminer à quel moment vous avez constaté ces éléments afin de vous assurer qu'ils ont été déclarés aussitôt que possible à compter de la date à laquelle vous avez atteint le seuil des motifs raisonnables de soupçonner.
4. Vous pouvez examiner un échantillon de vos DOD pour évaluer la qualité des informations déclarées. Cela peut inclure l'examen de l'intégrité et de la cohérence des informations relatives au besoin de connaître son client détenues par votre entreprise et la vérification que toutes les informations pertinentes au besoin de connaître son client ont été incluses dans la DOD.

Opérations importantes en espèces

En plus de déclarer les opérations douteuses, vous pouvez également être tenu de présenter une déclaration d'opérations importantes en espèces (DOIE) à CANAFE lorsque vous recevez 10 000 $ ou plus en espèces au cours d'une seule opération de la part d'une personne ou d'une entité. Par conséquent, vous pourriez être tenu de soumettre une DOD et une DOIE au sujet de la même opération. Pour en savoir plus, consultez la directive sur la déclaration des opérations importantes en espèces à CANAFE.

Télévirements

En plus de déclarer les opérations douteuses, vous pouvez également être tenu de présenter une déclaration de télévirement (DT) à CANAFE si l'opération implique un télévirement devant faire l'objet d'une déclaration. Par conséquent, vous pourriez être tenu de soumettre une DOD et une DT au sujet de la même opération. Pour en savoir plus sur les déclarations de télévirements, consultez la ligne directrice 8A : Déclaration à CANAFE par voie électronique des télévirements autres que les messages SWIFT ou la ligne directrice 8B : Déclaration à CANAFE des télévirements SWIFT.

Exigences en matière de tenue de documents

Vous devez conserver une copie de toutes les DOD soumises à CANAFE pour une période d'au moins cinq ans suivant la journée à laquelle la déclaration est soumise.^{Note de bas de page 6} Pour obtenir plus d'informations sur vos exigences en matière de tenue de documents liées aux DOD, veuillez consulter la directive sur la tenue de documents propre à votre secteur.

Vérification de l'identité des personnes et des entités

Vous êtes tenus de prendre des mesures raisonnables pour vérifier l'identité de toute personne ou entité qui effectue ou tente d'effectuer une opération douteuse.^{Note de bas de page 7} Cela signifie qu'on s'attend à ce que vous demandiez ces informations au client à moins que vous croyiez que cela lui signalerait que vous avez des soupçons.^{Note de bas de page 8} Pour obtenir des informations précises relativement à quel moment et de quelle manière vous devez vérifier l'identité d'une personne et d'une entité, veuillez consultez la directive propre à votre secteur sur À quel moment vérifier l'identité des personnes et des entités et la directive sur les Méthodes pour vérifier l'identité de personnes et d'entités.

Détermination quant aux tiers

Pour en savoir plus sur vos exigences visant à déterminer si une personne agit pour le compte d'un tiers pour une activité ou opération financière, consultez la directive sur les exigences relatives à la détermination quant aux tiers.

Directives ministérielles

Vous devez prendre en considération toutes les exigences émises en vertu d'une directive ministérielle, ainsi que vos exigences en matière de déclaration des opérations douteuses. Pour en savoir plus, veuillez consulter la directive de CANAFE sur les directives ministérielles et les restrictions quant aux opérations.

Auto-déclaration volontaire de non-conformité

Si vous découvrez des cas de non-conformité liés à vos exigences en matière de déclaration des opérations douteuses, vous êtes fortement encouragés à les signaler à CANAFE au moyen d'une auto-déclaration volontaire de non-conformité. Pour en savoir plus, consultez Auto-déclaration volontaire de non-conformité.

7. Quelles sont les exclusions à la déclaration des opérations douteuses?

Si vous êtes une entité financière, une société d'assurance-vie ou un courtier en valeurs mobilières, et que vous avez des filiales ou des succursales à l'étranger, l'obligation de déclarer les opérations douteuses ne s'applique pas à leurs activités à l'extérieur du Canada.

8. Dois-je continuer à déclarer les opérations douteuses après avoir soumis une DOD?

Une fois que vous avez établi des MRS, vous devez soumettre une DOD. De plus, s'il y a des opérations subséquentes, vous devez continuer à faire des déclarations tant et aussi longtemps que vous avez des soupçons. Vous êtes censé réévaluer périodiquement le client pour vérifier que le niveau de soupçon n'a pas changé. Ce processus peut faire partie de votre évaluation des risques documentée ou de votre contrôle continu. Si vous continuez à transmettre des DOD sur la même personne ou entité, vous pouvez faire référence à une DOD précédente dans la section Déclaration(s) connexe(s) comme suit :

• en indiquant le numéro de référence de la déclaration de l'entité déclarante et le numéro de référence de l'opération de l'entité déclarante;
• en fournissant les motifs raisonnables de soupçonner (faits, contexte et indicateurs de blanchiment d'argent ou de financement du terrorisme) qui ont été inclus dans la première déclaration; et
• en fournissant toute nouvelle information supplémentaire.

Si vous transmettez des DOD parce que l'évaluation a changé en raison de nouveaux faits, contexte et/ou indicateurs de BA/FT, vous êtes censé les fournir. Par exemple, au cours de votre évaluation, vous pouvez avoir identifié de nouveaux indicateurs de BA/FT ou de nouvelles parties effectuant des opérations avec votre client. Vous pouvez choisir d'inclure ces informations dans une rubrique distincte de la section narrative de la déclaration (Détails des opérations douteuses) afin qu'elles soient correctement identifiées comme de nouvelles informations.

9. Quelles sont les attentes de CANAFE relativement aux DOD?

Il est de votre responsabilité d'assurer que les renseignements fournis dans une DOD sont complets et exacts. Il est important pour le processus d'analyse et les destinataires des communications de renseignements de CANAFE que les DOD que vous soumettez soient complètes et de qualité élevée. Dans les parties narratives de la DOD (Détails des opérations douteuses et Mesures prises), il est important d'éviter le jargon ou les renvois aux termes non connus du public, comme les termes et les acronymes propres à votre organisation. Veuillez utiliser un langage clair, simple et concis afin qu'une personne de l'extérieur soit en mesure de facilement comprendre l'information que vous fournissez. 

Divers renseignements sont souvent recueillis dans le cadre d'une évaluation pour déterminer si vous devez soumettre une DOD et ces informations sont utiles dans votre déclaration à CANAFE. Une DOD bien remplie devrait tenir compte des questions suivantes :

1. Qui sont les parties de l'opération?
   • Indiquez la personne qui a effectué l'opération, les tiers, le bénéficiaire et les titulaires des comptes, l'origine des fonds ou de la monnaie virtuelle et toute autre personne ou entité impliquée dans l'opération.
   • Fournissez des renseignements d'identification sur les parties impliquées dans l'opération. Cela peut inclure les informations que vous avez consignées pour vérifier l'identité de la personne effectuant l'opération, ainsi que toute autre information que vous avez sur les autres parties de l'opération ou les destinataires.
   • Fournissez des renseignements sur le(s) propriétaire(s), le(s) administrateur(s), le(s) dirigeant(s), le(s) fiduciaire(s), le(s) constituant(s) et les personnes ayant le pouvoir de signer, si possible. Si l'opération concerne une entité, vous pouvez inclure dans la DOD des informations sur la propriété, le contrôle et la structure de l'entreprise.
   • Décrivez clairement le rôle de chaque personne ou entité dans chacune des opérations financières décrites. Par exemple, il est important de savoir qui envoie et reçoit les fonds, ce qui peut être précisé dans la section « Détails des opérations douteuses » de la DOD.
   • Indiquez les liens entre les parties (s'ils sont connus).
   • Cela est très utile pour CANAFE lorsque nous essayons d'établir des réseaux de personnes ou d'entités soupçonnées d'être impliquées dans la perpétration, réelle ou tentée, d'une infraction de BA/FT.
2. Quand l'opération a-t-elle été effectuée/tentée? Si elle n'a pas été effectuée, expliquez pourquoi?
   • Fournissez les faits, le contexte et les indicateurs de BA/FT entourant l'opération.
3. Quels sont les instruments financiers ou les mécanismes utilisés pour effectuer l'opération?
4. Où l'opération a-t-elle eu lieu?
5. Pourquoi l'opération ou la tentative d'opération est-elle liée à la perpétration, réelle ou tentée, d'une infraction de BA/FT?
   • Indiquez les indicateurs de BA/FT utilisés pour appuyer vos soupçons.
   • Indiquez l'infraction criminelle liée au BA/FT soupçonnée, s'il y a lieu.
6. Comment l'opération a-t-elle été effectuée?

Les listes des opérations et les détails des opérations ne doivent pas être déclarés dans la section narrative de la DOD (détails de l'opération douteuse). Les opérations peuvent être mentionnées dans la section narrative s'il existe des faits ou un contexte supplémentaires. Toutefois, les détails de l'opération doivent être saisis dans les champs structurés appropriés du formulaire. Par exemple, il existe des champs dans lesquels vous pouvez saisir des informations sur :

• l'alias ou le surnom d'une personne
• les virements électroniques (tels que les virements de fonds par courriel ou les virements télégraphiques), y compris les adresses IP et les adresses courriel de l'expéditeur et du destinataire
• l'emplacement des retraits aux guichets automatiques
• la propriété, le contrôle et la structure d'une entité
• l'origine des fonds ou de la monnaie virtuelle
• tout numéro de référence de DOD connexe ou soumise précédemment et tout numéro de référence d'opération
• les activités des cartes de crédit, y compris les détails des achats (dates, montants, détaillant (en ligne ou en magasin) et les détails des paiements (dates, montants, personne effectuant l'opération et source de paiement).

S'il y a des détails de l'opération pour lesquels il n'y a pas de champ spécifique pour cette information, vous pouvez inclure cette information dans la section narrative de la DOD. Les renseignements fournis dans la partie narrative de la DOD peuvent contribuer grandement à l'analyse de CANAFE – il s'agit notamment des types de renseignements suivants.

• l'historique que le client a avec vous
• les liens établis avec d'autres personnes, entreprises et comptes
• les renseignements sur la propriété, le contrôle et la structure d'une entité qui ne sont pas déjà saisis dans les champs fournis dans le formulaire de DOD, particulièrement pour les entités commerciales qui ont une structure complexe
• l'utilisation prévue ou attendue d'un compte par rapport à l'activité que vous avez pu observer
• toute autre information sur vos interactions avec le client
• les liens entre les parties à l'opération
• les indicateurs ou facteurs de BA/FT qui ont contribué à fonder vos soupçons
• toute information, y compris des informations accessibles au public et/ou des informations émanant des services de police, qui vous ont fait soupçonner clairement que l'opération pouvait être liée au financement du terrorisme, au blanchiment d'argent, ou aux deux à la fois
• le lieu où une opération a été effectuée, lorsque ce lieu n'appartient pas à votre entreprise – par exemple, l'emplacement d'un guichet automatique prive à étiquette blanche que vous ne possédez pas
• des informations sur toute personne politiquement exposée, y compris son nom, son rôle et son implication dans les opérations déclarées
• tout détail expliquant pourquoi une tentative d'opération n'a pas abouti
• tout contexte ou toute clarification concernant les informations déclarées dans les sections structurées.

S'il y a plusieurs détails pour un champ, fournissez le détail qui est spécifique à l'opération. Cela peut se produire pour certains champs tels que les suivants :

• adresse courriel
• numéro de téléphone
• URL
• nom d'utilisateur
• numéro d'identification de l'appareil
• adresse de protocole Internet

Par exemple, votre client Billy Bird possède trois adresses courriel (Sky@example.ca, Sky22@example.ca et BlueSky@example.ca.) et envoie des virements de fonds par courriel à :

• Oscar Ocean qui est également votre client. Oscar a deux adresses courriel (Starfish@example.ca et Whaleshark@example.ca).
• Un destinataire qui n'est pas votre client, mais qui a l'adresse courriel et l'alias (nom de contact) suivants : FastCar@example.ca et Driver. 

Les adresses courriel que vous déclarez dans une DOD dépendent des détails de l'opération. Le tableau ci-dessous présente certains détails de l'opération et l'adresse courriel qui devrait être déclarée.

Toute adresse courriel supplémentaire que vous possédez sur votre client (et qui n'est pas liée à une opération spécifique) peut être indiquée dans la section narrative de la déclaration (Détails de l'opération douteuse). Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez expliquer dans la section narrative que votre client, Billy Bird, possède également une troisième adresse électronique (BlueSky@example.ca) qui n'a pas été utilisée dans ces opérations.

**Remarque : si votre client (personne qui effectue l'opération) n'envoie pas de virement de fonds par courriel, vous devez quand même déclarer l'adresse courriel du client que vous avez dans vos dossiers dans le champ de l'adresse courriel de la personne qui effectue l'opération. Si votre client a plus d'une adresse courriel, les adresses courriel supplémentaires peuvent être fournies dans la section narrative de la DOD (détails de l'opération douteuse).

CANAFE a été en mesure d'identifier des réseaux de présumés blanchisseurs et financiers du terrorisme au moyen de bribes d'informations comme les adresses courriel et les renseignements d'identification secondaires (surnoms) ou les numéros de téléphone. Ce type d'information peut sembler insignifiant, mais peut être très important pour CANAFE, dans la mesure où il peut établir des liens entre des personnes, des entités ou des crimes lorsqu'il est comparé à d'autres renseignements de CANAFE.

La structure de DOD a pour but d'inciter la déclaration d'opérations douteuses même dans les cas où il manque possiblement certains renseignements parce que le client ne les a pas fournis ou parce qu'on ne les a pas demandés pour ne pas éveiller ses soupçons. Il est important de vérifier vos DOD avant de les soumettre afin d'en assurer la qualité, et CANAFE s'attend à ce que vous déclariez les renseignements si vous y avez accès au sein de votre organisation.

10. Quelles sont les lacunes communes à éviter dans les DOD?

Vous trouverez ci-après des exemples de lacunes que CANAFE a identifiées dans le cadre de ces évaluations et autres activités de conformité. CANAFE partage ces exemples pour illustrer des erreurs communes que vous pouvez éviter.

• L'utilisation d'un seuil plus élevé comme fondement de la déclaration : Vous devez soumettre une DOD lorsque vous avez effectué les mesures qui vous permettent d'établir qu'il existe des motifs raisonnables de soupçonner qu'une opération est liée à la perpétration d'une infraction de BA/FT comme expliqué dans la section 2 ci-dessus. Avoir des motifs raisonnables de croire est un seuil plus élevé que celui des MRS et est au-delà du seuil nécessaire pour soumettre une DOD.
• Fait de ne pas énumérer toutes les opérations et tous les comptes pertinents à vos soupçons dans les champs spécifiés : Vous devez reporter toutes les opérations et les comptes qui ont entraîné votre détermination des motifs raisonnables de soupçonner que l'opération est liée à la perpétration, réelle ou tentée, d'une infraction de BA/FT dans les champs indiqués. Il ne suffit pas de fournir un résumé des opérations dans la section narrative (Détails de l'opération douteuse).
• Ne pas indiquer ou nommer toutes les parties de l'opération alors que l'information est disponible : Toutes les parties à l'opération, y compris les informations qui leur sont associées, doivent être indiquées dans les champs structurés correspondants si ces informations sont disponibles. Cela inclut le(s) personne(s) ou entité(s) qui effectuent l'opération, le(s) tiers, le(s) bénéficiaire(s), le(s) titulaire(s) du compte, la (les) source(s) des fonds ou de la monnaie virtuelle, et toute autre personne ou entité impliquée dans l'opération. Si une entité est impliquée, le(s) propriétaire(s), le(s) directeur(s), le(s) dirigeant(s), le(s) fiduciaire(s), le(s) constituant(s) et les personnes ayant le pouvoir de signer doivent être indiqués, le cas échéant. Vous devez également préciser si les parties sont connues ou non. Cela a été observé dans des opérations telles que les virements télégraphiques qui impliquent plusieurs parties. Par exemple, si vous faites une déclaration concernant un virement télégraphique, vous devriez inclure toutes les informations que vous avez au sujet du client demandeur de même que sur le bénéficiaire. Cela peut inclure (entre autres) leurs noms, leur numéro de compte et leur institution bancaire, leur lien et tout renseignement d'identification connu. CANAFE reconnait que vous n'avez pas toujours ces informations à votre disposition, mais lorsque vous les avez, vous devez les fournir.
• Les informations fournies dans la partie narrative de la DOD (détails de l'opération douteuse) ne précisent pas les motifs de vos soupçons et n'établissent pas de lien avec la ou les opérations mentionnées dans la déclaration : Vous devez articuler les raisons pour votre détermination à savoir qu'il existe des motifs raisonnables de soupçonner que l'opération est liée à la perpétration, réelle ou tentée, d'une infraction de BA/FT dans une DOD. Il s'agit notamment de fournir, dans la partie narrative de la DOD, tous les faits pertinents, le contexte et les indicateurs de BA/FT qui sont liés aux opérations déclarées et qui étayent vos soupçons. Cette lacune a été observée lorsqu'une entité déclarante n'expose pas les raisons de ses soupçons ou n'explique pas comment ou pourquoi certaines informations sont pertinentes pour ses soupçons.

Annexe 1 : Instructions pour remplir les champs d'une DOD

Cette annexe contient des instructions sur la manière de remplir les champs d'un formulaire de DOD. Ces instructions sont organisées en deux sections, les instructions normalisées pour les champs de déclaration et les instructions spécifiques aux champs.

**Remarque : certains champs ne sont applicables que si d'autres sont remplis.

**Remarque : certaines instructions de champ peuvent ne s'appliquer qu'aux déclarations électroniques et non aux déclarations sur support papier.

Le fait de ne pas fournir les informations de déclaration applicables entraînera une non-conformité et pourrait donner lieu à des sanctions pénales ou des pénalités administratives pécuniaires. Pour en savoir plus sur les mesures d'application de la loi potentielles, veuillez consulter Pénalités pour les cas de non-conformité.

Annexe 2 – Scénarios

Détails et historique

Publié : décembre 2022

Aide

Si vous avez des questions au sujet de cette directive, veuillez communiquer avec CANAFE par courriel à guidelines-lignesdirectrices@fintrac-canafe.gc.ca