Utilisation du Système de déclaration en ligne de CANAFE

Du : Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE)

Apprenez-en davantage sur les principales parties et fonctionnalités du Système de déclaration en ligne du CANAFE pour soumettre des déclarations par voie électronique au Centre.

Sur cette page

• Ce qu'est le Système de déclaration en ligne de CANAFE
• Accéder au Système de déclaration en ligne de CANAFE
• Naviguer dans le Système de déclaration en ligne de CANAFE
• Remplir des déclarations et les soumettre à CANAFE
• Gérer les déclarations
• Télécharger des fichiers en lot (déclarations de Génération 1)
• Directives connexes

Ce qu'est le Système de déclaration en ligne de CANAFE

Le Système de déclaration en ligne de CANAFE vous permet de soumettre individuellement des déclarations par voie électronique au Centre. Il s'agit d'un système sécurisé conçu pour les entités déclarantes ayant de faibles volumes de déclarations. Si vous devez soumettre de grands volumes de déclarations, veuillez consulter la page API de soumission de déclarations de CANAFE.

À l'heure actuelle, le Système de déclaration en ligne de CANAFE est disponible pour la transmission des déclarations d'opérations douteuses, de télévirements et d’opérations importantes en espèces.

Accéder au Système de déclaration en ligne de CANAFE

Le Système de déclaration en ligne de CANAFE peut être utilisé par les utilisateurs actuels pour soumettre des déclarations d’opérations douteuses, de télévirements et d’opérations importantes en espèces. Les nouveaux utilisateurs (entités déclarantes) pourront s’inscrire à une date ultérieure. Une directive à ce sujet sera fournie dès qu’elle sera disponible.

Naviguer dans le Système de déclaration en ligne de CANAFE

Lorsque vous aurez accédé au Système de déclaration en ligne de CANAFE au moyen du lien que vous a fourni le Centre, les options ci-dessous vous permettront de créer, de voir, de soumettre et de trouver des déclarations d'opérations financières (voir la figure 1).

• La section Créer une nouvelle déclaration à soumettre à CANAFE contient des liens vers les types de déclarations disponibles que votre organisation peut soumettre. Cliquez sur le type de déclaration que vous souhaitez soumettre.

• La section Gérer les déclarations contient une liste des déclarations incomplètes créées par votre organisation.
• La section Télécharger des fichiers en lot (déclarations de Génération 1) permet aux anciens utilisateurs de CloudMask de téléverser des fichiers de déclaration .xml, .json, .dat ou .data (selon le type de déclaration) en les glissant, puis en les déposant, ou en les sélectionnant manuellement.
• La section Recherche rapide vous permet de chercher des déclarations précédemment soumises par votre organisation en utilisant votre numéro de référence de déclaration ou une plage de dates. Veuillez noter qu'à l'heure actuelle, vous pourrez uniquement visualiser une liste de déclarations.

Le menu principal situé dans le coin supérieur droit vous permet de vous déconnecter du système ou de naviguer vers les pages suivantes (voir figure 2) :

• Accueil
• Gérer les déclarations
• Télécharger des fichiers en lots (rapports de génération 1)
• Gestion de l’organisation

Déclaration au nom de plusieurs organisations

Si votre adresse courriel est associée à plusieurs organisations, utilisez le menu déroulant situé dans le coin supérieur droit pour sélectionner l'organisation pour laquelle vous souhaitez soumettre ou gérér des déclarations (voir la figure 3). Si vous êtes un fournisseur de services, utilisez le menu déroulant supplémentaire Déclaration au nom de pour sélectionner l'organisation au nom de laquelle vous voulez faire une déclaration (voir la figure 4).

Gestion de l’organisation

La page Gestion de l’organisation vous permet de consulter les informations de votre organisation et les types de déclarations autorisés pour la soumission en ligne. Depuis le menu de navigation de gauche, sélectionnez Emplacements pour gérer les emplacements de votre organisation pour la soumission de déclarations.

Emplacements

Depuis la page Emplacements, vous pouvez ajouter et maintenir des emplacements pour la soumission de déclarations. (voir Figure 6)

• Recherchez des emplacements en utilisant la barre de recherche. Elle vous permet de rechercher des emplacements par numéro, nom et adresse de l'emplacement.
• Ajoutez un nouvel emplacement en sélectionnant le bouton + Ajouter un nouvel emplacement. Lorsque sélectionné, un écran de saisie de données apparaît (Figure 7)
• Modifiez un emplacement en sélectionnant soit le nom de l'emplacement soit l'icône de modification. Lorsque sélectionné, un écran de saisie de données apparaît (Figure 7)
• Désactivez un emplacement en sélectionnant l'icône de désactivation.
• Affichez les emplacements inactifs en sélectionnant le bouton Afficher les emplacements inactifs.

Contacts

La page des Contacts affiche l'administrateur de l'entité déclarante de votre organisation et tout agent de vérification et de présentation associé à votre organisation avant le 2 mars 2024. Avant que les agents de vérification et de présentation puissent consulter, remplir et transmettre des déclarations, leur identité devra être vérifiée et attestée par l'administrateur de l'entité déclarante. Un agent de vérification et de présentation dont l'identité n'a pas été attestée verra un symbole d'avertissement apparaître à côté de son statut (voir figure 8).

Pour attester l'identité d'un agent de vérification et de présentation, sélectionnez le bouton « Modifier » au bas de la page sous la section « Attestation de vérification de l’identité de l’utilisateur ». Cochez la case pour attester que l'identité de l'agent a été vérifiée, que l'agent est connu de votre organisation et qu'il est autorisé à accéder aux informations dans le cadre de son rôle. Sélectionnez « Sauvegarder » et revenez à la page des contacts pour voir le statut mis à jour de l'agent de vérification et de présentation (voir figure 9).

L'agent de vérification et de présentation recevra un courriel d'inscription au Système de déclaration en ligne de CANAFE.

Veuillez noter que les nouveaux agents de vérification et de présentation ne peuvent pas être ajoutés au Système de déclaration en ligne de CANAFE pour le moment. Des directives seront fournies lorsque cette fonctionnalité sera disponible.

Les administrateurs des entités déclarantes et les agents de vérification et de présentation peuvent effectuer les tâches suivantes :

En utilisant le menu principal situé dans le coin supérieur droit, vous pouvez vous déconnecter du Système de déclaration en ligne de CANAFE ou retourner à la page d'accueil.

Remplir des déclarations et les soumettre à CANAFE

À partir de la page d'accueil du Système de déclaration en ligne de CANAFE, cliquez sur le type de déclaration que vous souhaitez soumettre (voir la figure 10).

Cela vous amènera à la section Détails de la déclaration du formulaire de déclaration d'opérations douteuses (voir la figure 11).

Chaque section de l'onglet Détails de la déclaration peut être développée pour afficher des champs du formulaire à remplir.

Veuillez noter que les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires et doivent être remplis, et ceux marqués d'un symbole d'obèle (†) sont obligatoires le cas échéant. Vous devez prendre des mesures raisonnables pour obtenir l'information pour tous les champs non obligatoires de la déclaration s'ils sont applicables. Positionnez le curseur au-dessus des icônes de point d'interrogation (?) pour obtenir des renseignements supplémentaires sur les champs.

Pour obtenir des instructions détaillées sur les sections principales et le type d'information requise pour chaque champ, veuillez consulter le guide suivant : Déclaration d'opérations douteuses à CANAFE. Dans ce guide, l'annexe A contient des instructions sur la façon de remplir les champs standards et spécifiques d'une déclaration d'opérations douteuses.

Menu de navigation de la section Détails de la déclaration

Lorsque vous remplissez une déclaration, vous pouvez utiliser le menu du haut de l'écran pour naviguer entre les sections principales :

• Détails de la déclaration
• Opérations
• Détails de l'opération douteuse
• Sujets
• Résumé

Vous pouvez aussi consulter un aperçu de la déclaration sur laquelle vous travaillez. Les icônes dans le coin supérieur droit vous permettent de sauvegarder, d'imprimer, de valider ou de soumettre la déclaration (voir la figure 13).

Détails de la déclaration

Dans la section Détails de la déclaration, saisissez votre numéro de référence de la déclaration de l'entité déclarante et sélectionnez votre secteur d'activité dans le menu déroulant. Vous devez également indiquer si votre déclaration découle d'une directive ministérielle (voir la figure 14).

Opérations

La section Opérations vous permet d'ajouter une ou plusieurs opérations à une déclaration. Utilisez les boutons « + » et « x » pour ajouter ou supprimer des opérations (voir la figure 15).

Remplissez les champs du formulaire, le cas échéant, en utilisant le menu de navigation latéral pour ajouter des détails sur les actions d'amorce ou d'achèvement de l'opération (voir la figure 16).

Utilisez les boutons Ajouter et Supprimer en bas de la page pour ajouter ou supprimer des actions d'amorce ou d'achèvement supplémentaires. Lorsque vous naviguez entre les opérations précédentes et suivantes, l'information est automatiquement sauvegardée (voir la figure 17).

Utilisez les boutons correspondants Ajouter ou Supprimer de la page de chaque sous-section pour ajouter ou supprimer des éléments de chacune des actions d'amorce et d'achèvement. Par exemple, vous pouvez ajouter ou supprimer un bénéficiaire (voir la figure 18).

Les détails de la disposition que vous sélectionnez changeront aussi les types de sous-champs disponibles à remplir. Par exemple, les champs de détail d'une opération en monnaie virtuelle s'affichent si l'on sélectionne l'ajout d'un portefeuille de monnaies virtuelles comme type de disposition (voir la figure 19).

Utilisez les boutons de navigation du bas pour sauvegarder et valider les champs de votre formulaire, et utilisez Retour à la liste pour voir la liste complète de toutes les opérations qui ont été ajoutées à la déclaration (voir la figure 20).

Détails de l'opération douteuse

La section Détails de l'opération douteuse est l'endroit où vous pourrez expliquer les motifs de soupçons qui vous ont amené à soumettre une déclaration d'opérations douteuses à CANAFE (voir la figure 21).

Dans cette section, vous pouvez indiquer ce qui suit :

• La description de l'activité douteuse en format libre. Vous pouvez inclure les éléments suivants :
  • Faits
  • Contexte
  • Indicateurs qui vous ont permis d'établir qu'il existe des motifs raisonnables de soupçonner une infraction de blanchiment d'argent, de financement des activités terroristes ou de contournement de sanctions
• Le type d'opération douteuse. Si l'activité douteuse est liée au blanchiment d'argent, au financement des activités terroristes ou contournement des sanctions.
• Le nom de tout projet de partenariat public-privé pertinent à votre déclaration.
• Les mesures prises. Une zone de texte au format libre où vous pouvez décrire les mesures, le cas échéant, que vous avez prises ou que vous prendrez à la suite de l'opération ou des opérations douteuses.
• Les déclarations connexes. Cliquez sur le bouton Ajouter un rapport lié pour ajouter des déclarations et des opérations soumises antérieurement qui sont liées à l'activité douteuse de la déclaration.

Pour obtenir d'autres renseignements sur la façon de remplir la section Détails de l'opération douteuse, veuillez consulter la directive suivante : Déclaration d'opérations douteuses à CANAFE.

Sujets

La section Sujets vous permet de créer différents profils de sujets pour faciliter la saisie d'information dans les champs de la déclaration. Veuillez noter que les sujets peuvent également être créés dans la section Opérations et que cela les ajoutera automatiquement à la liste des sujets sous l'onglet Sujets (voir la figure 22).

Un sujet est une personne ou une entité participant à une opération et doit être inclus dans la déclaration. Cela inclut :

• les personnes et entités qui effectuent l'opération;
• les demandeurs;
• les tiers;
• les destinataires;
• les bénéficiaires;
• toutes les sources d'espèces;
• les autres personnes et entités participant à l'opération;
• les titulaires de compte.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau sujet, vous pourrez sélectionner un type de sujet dans le menu déroulant. Les champs d'information que vous pourrez remplir changeront en fonction de votre sélection. Lorsque vous avez terminé de saisir des renseignements, cliquez sur Sauvegarder pour créer le sujet (voir la figure 23).

Des sujets peuvent également être créés pour chaque action d'amorce ou d'achèvement d'une opération. Par exemple, vous pouvez sélectionner, modifier ou créer un sujet à référencer sous Titulaires du compte ou Détails du sujet conducteur (voir la figure 24).

Les sujets précédemment créés peuvent être réutilisés au fur et à mesure que vous naviguez à travers chaque section de la déclaration, et l'information sur le sujet sera saisie automatiquement dans les champs appropriés lorsqu'ils sont sélectionnés.

Si une personne ou une entité a plus d'un rôle dans une déclaration (par exemple, une personne est à la fois la personne qui effectue l'opération et le bénéficiaire), le profil du sujet peut être sélectionné pour remplir les champs de toutes les opérations de la même déclaration où il a été créé. Cependant, les sujets d'une déclaration ne pourront pas être sélectionnés dans d'autres déclarations pour des raisons de confidentialité.

Validation de la déclaration

Les erreurs et avertissements de validation visent à assurer une communication précise et complète et aident votre organisation à respecter ses obligations de déclaration. Vous pouvez soumettre une déclaration lorsque l'une des conditions suivantes est remplie :

1. Il n'y a aucune erreur et aucun avertissement concernant votre déclaration.
2. Vous avez traité tous les avertissements et, après révision, vous avez conclu qu'ils ne s'appliquent pas à votre déclaration.

Une fois que vous avez rempli une déclaration, utilisez le bouton Valider dans le menu de navigation de la déclaration ou au bas de l'écran. Le système indiquera où des renseignements sont manquants, erronés ou mal formatés.

Si des erreurs ont été trouvées lors du processus de validation, l'on vous indiquera les champs qui doivent être corrigés. Cliquez sur le lien dans le résumé de validation pour afficher les erreurs et les corriger (voir la figure 25).

Il existe deux types de messages de validation qui peuvent être affichés dans une déclaration d'opérations financières :

1. Avertissement : Ce message s'affiche lorsque de l'information obligatoire le cas échéant n'est pas fournie ou est incomplète. Cela n'empêche pas la soumission de la déclaration à CANAFE. Toutefois, si l'information est disponible dans vos dossiers, vous devez la fournir dans la déclaration.
2. Rejeté : Ce message s'affiche lorsqu'il manque de l'information obligatoire. Vous ne serez pas en mesure de soumettre la déclaration tant que l'information obligatoire manquante n'aura pas été fournie.

Lorsque le processus de validation est terminé et qu'il ne reste plus d'erreurs, vous pourrez soumettre votre déclaration à CANAFE en cliquant sur le bouton Soumettre.

Résumé

La section Résumé offre un aperçu de toute l'information que vous avez fournie dans la déclaration. Si vous souhaitez imprimer une copie de la déclaration pour vos dossiers avant sa soumission, faites-le à partir de cet écran, car vous ne pourrez pas la visualiser ou l'imprimer une fois soumise. Pour imprimer une déclaration, veuillez cliquer sur l'icône de l'imprimante dans le menu de navigation (voir la figure 26).

Gérer les déclarations

Pour visualiser, modifier, supprimer et valider la liste des déclarations incomplètes et soumises de votre organisation, sélectionnez le type de déclaration que vous souhaitez gérer à la section Gérer les déclarations de la page d'accueil du Système de déclaration en ligne de CANAFE, puis utilisez le bouton approprié de la colonne Actions (voir la figure 27).

Le filtre vous permettra de chercher des déclarations par mots-clés, comme le numéro de référence de la déclaration de l'entité déclarante. Utilisez le bouton à bascule pour visualiser les déclarations incomplètes qui ont été entamées par votre organisation ou une liste des déclarations soumises (voir les figures 28 et 29).

Télécharger des fichiers en lot (déclarations génération 1)

Si vous avez précédemment utilisé CloudMask pour transmettre des fichiers en lot, l'interface qui suit permet à votre organisation de soumettre, de modifier ou de supprimer des déclarations de 1^re génération (voir la figure 30).

Téléchargez un fichier en lot par type d'action (ajout, modification ou suppression) et par type de déclaration de 1re génération à la fois en utilisant les spécifications indiquées dans les instructions et spécifications de déclaration en lot. Veuillez consulter l’annexe A pour obtenir plus de détails sur les instructions et les spécifications relatives à la déclaration des lots.

Le système accepte uniquement les types de fichiers suivants selon le type de déclaration, jusqu'à 300 Mo :

• Déclarations d'opérations douteuses, déclarations d'opérations importantes en espèces et déclarations de télévirements SWIFT et non SWIFT : .txt, .dat et .data.
• Déclarations de déboursements de casino : .xml

Cliquez sur la zone de dépôt pour sélectionner le fichier en lot ou glissez et déposez le fichier en lot sur la zone délimitée. Les fichiers en lot peuvent être rejetés si l'encodage ou l'extension du fichier sont invalides.

Pour vous aider à soumettre des déclarations d’opérations douteuses qui sont assujetties aux anciennes exigences législatives (c’est-à-dire les formulaires de déclaration de génération 1) en utilisant les équivalences pour les champs clés du formulaire, clés obligatoires et obligatoires le cas échéant, consultez : Directive sur la soumission de déclarations d'opérations douteuses dans le format de déclaration de première génération (Génération 1).

Annexe A

Instructions et spécifications pour la transmission standard de déclarations par lots

• Module 1 : Spécifications générales
• Module 2 : Spécifications pour les déclarations d'opérations douteuses
• Module 3 : Spécifications pour les déclarations d'opérations importantes en espèces
• Module 4 : Spécifications pour les déclarations de télévirements (autres que les télévirements SWIFT)

Instructions et spécifications pour la transmission par lots de déclarations relatives aux télévirements selon le format SWIFT

• Instructions et spécifications pour la transmission par lots de déclarations relatives aux télévirements selon le format SWIFT Version 3.2
• Conseils concernant l'étiquette :50

Instructions et spécifications pour la transmission en format XML de déclarations par lots

• Module 1 : Spécifications XML générales
• Module 2 : Spécifications pour les déclarations relatives aux déboursements de casino

Schéma XML

Codes d'erreurs

Codes requis dans la déclaration

Dans les déclarations que vous transmettez par lots, vous devrez indiquer les codes pour les renseignements au sujet de pays, de provinces, de territoires, d'états. de devises, etc. Pour ce faire, veuillez consulter les tables ci-jointes, en choisissant le format qui vous convient le mieux : TXT = format de texte et XLS = Microsoft Excel.

• Codes de devises

  

  version TXT (TXT, 10 Ko)

  

  version XLS (XLS, 57 Ko)

• Codes de pays

  

  version TXT (TXT, 5 Ko)

  

  version XLS (XLS, 47 Ko)

• Provinces ou territoires canadiens

  

  version TXT (TXT, 1 Ko)

  

  version XLS (XLS, 14 Ko)

• Codes des États des États-Unis

  

  version TXT (TXT, 1 Ko)

  

  version XLS (XLS, 15 Ko)

• Codes des États du Mexique

  

  version TXT (TXT, 1 Ko)

  

  version XLS (XLS, 14 Ko)

• Codes pour termes standards

  

  version TXT (TXT, 1 Ko)

  

  version XLS (XLS, 18 Ko)

• Codes pour termes au sujet des adresses

  

  version TXT (TXT, 2 Ko)

  

  version XLS (XLS, 21 Ko)

Directives connexes

• Déclarations d'opérations importantes en espèces à CANAFE
• Déclaration d'opérations importantes en monnaie virtuelle à CANAFE
• Déclaration d'opérations douteuses à CANAFE
• Déclaration de télévirements à CANAFE
• Déclaration de déboursements de casino à CANAFE