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Utilisation du Système de déclaration en ligne de CANAFE

Du : Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada (CANAFE)

Remarque :
Puisque le Système de déclaration en ligne de CANAFE fait régulièrement l'objet d'améliorations et que de nouvelles fonctions y sont intégrées, certaines figures dans ce guide peuvent apparaître différemment dans le système.

Apprenez-en davantage sur les principales parties et fonctionnalités du Système de déclaration en ligne du CANAFE pour soumettre des déclarations par voie électronique au Centre.

Sur cette page

Ce qu'est le Système de déclaration en ligne de CANAFE

Le Système de déclaration en ligne de CANAFE vous permet de soumettre individuellement des déclarations par voie électronique au Centre. Il s'agit d'un système sécurisé conçu pour les entités déclarantes ayant de faibles volumes de déclarations. Si vous devez soumettre de grands volumes de déclarations, veuillez consulter la page API de soumission de déclarations de CANAFE.

À l'heure actuelle, le Système de déclaration en ligne de CANAFE est disponible pour la transmission des déclarations d'opérations douteuses.

Disponibilité des systèmes en ligne de CANAFE

CANAFE met actuellement en œuvre de nouveaux systèmes de déclaration de manière progressive. Pour obtenir d'autres renseignements, consultez les pages suivantes :

Accéder au Système de déclaration en ligne de CANAFE

Le Système de déclaration en ligne de CANAFE peut être utilisé par les utilisateurs actuels pour soumettre des déclarations d’opérations douteuses. Les nouveaux utilisateurs (entités déclarantes) pourront s’inscrire à une date ultérieure. Une directive à ce sujet sera fournie dès qu’elle sera disponible.

Naviguer dans le Système de déclaration en ligne de CANAFE

Lorsque vous aurez accédé au Système de déclaration en ligne de CANAFE au moyen du lien que vous a fourni le Centre, les options ci-dessous vous permettront de créer, de voir, de soumettre et de trouver des déclarations d'opérations financières (voir la figure 1).

Page d'accueil du Système de déclaration en ligne de CANAFE avec des options pour créer une déclaration, gérer les déclarations, télécharger des fichiers en lot, et effectuer une recherche rapide.
Figure 1 : Sections principales de la page d'accueil du Système de déclaration en ligne de CANAFE

Le menu principal situé dans le coin supérieur droit vous permet de vous déconnecter du système ou de naviguer vers les pages suivantes (voir figure 2) :

Menu de navigation mobile affichant les options : Accueil, Gérer les déclarations, Télécharger des fichiers en lot, Gestion des utilisateurs, et Se déconnecter.
Figure 2 : Menu principal déroulant pour le Système de déclaration en ligne de CANAFE

Déclaration au nom de plusieurs organisations

Si votre adresse courriel est associée à plusieurs organisations, utilisez le menu déroulant situé dans le coin supérieur droit pour sélectionner l'organisation pour laquelle vous souhaitez soumettre ou gérér des déclarations (voir la figure 3). Si vous êtes un fournisseur de services, utilisez le menu déroulant supplémentaire Déclaration au nom de pour sélectionner l'organisation au nom de laquelle vous voulez faire une déclaration (voir la figure 4).

Page d'accueil du Système de déclaration en ligne de CANAFE avec des options pour créer une déclaration, gérer les déclarations, télécharger des fichiers en lot, et effectuer une recherche rapide. Le menu déroulant pour les tests de certification en lot est ouvert.
Figure 3 : Menu déroulant pour sélectionner votre organisation
Page d'accueil du Système de déclaration en ligne de CANAFE avec le menu déroulant « Déclaration au nom de » ouvert et affichant 2 options.
Figure 4 : Menu déroulant pour les fournisseurs de services afin de sélectionner l'organisation au nom de laquelle ils souhaitent faire une déclaration

Gestion des utilisateurs

La page Gestion des utilisateurs vous permet de consulter les informations de votre organisation et les types de déclarations autorisés pour la soumission en ligne. Depuis le menu de navigation de droite, sélectionnez Emplacements pour gérer les emplacements de votre organisation pour la soumission de déclarations.

Menu de navigation mobile affichant les options : Accueil, Gérer les déclarations, Télécharger des fichiers en lot, Gestion des utilisateurs, et Se déconnecter.
Figure 5 : Informations sur l’organisation

Emplacements

Depuis la page Emplacements, vous pouvez ajouter et maintenir des emplacements pour la soumission de déclarations. (voir Figure 6)

Tableau des emplacements avec numéro, nom, adresse, statut (actif) et actions (modifier, désactiver) pour chaque emplacement.
Figure 6 : Liste des emplacements
Tableau des emplacements avec numéro, nom, adresse, statut (actif) et actions (modifier, désactiver) pour chaque emplacement.
Figure 7 : Ajouter un emplacement

En utilisant le menu principal situé dans le coin supérieur droit, vous pouvez vous déconnecter du Système de déclaration en ligne de CANAFE ou retourner à la page d'accueil.

Remplir des déclarations et les soumettre à CANAFE

À partir de la page d'accueil du Système de déclaration en ligne de CANAFE, cliquez sur le type de déclaration que vous souhaitez soumettre (voir la figure 8).

Remarque : Actuellement, seule l'option Déclaration d'opérations douteuses (DOD) est disponible.

Créer une nouvelle déclaration à  soumettre à CANAFE
Figure 8 : Créer une nouvelle déclaration à soumettre à CANAFE.

Cela vous amènera à la section Détails de la déclaration du formulaire de déclaration d'opérations douteuses (voir la figure 9).

Page de la DOD à CANAFE montrant les sections sur les renseignements généraux, les types d'entités déclarantes, les coordonnées et l'information relative à la déclaration. Options : Sauvegarder, Valider, Liste des déclarations et Opérations.
Figure 9 : Détails de la déclaration pour la déclaration d'opérations douteuses

Chaque section de l'onglet Détails de la déclaration peut être développée pour afficher des champs du formulaire à remplir.

Veuillez noter que les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires et doivent être remplis, et ceux marqués d'un symbole d'obèle (†) sont obligatoires le cas échéant. Vous devez prendre des mesures raisonnables pour obtenir l'information pour tous les champs non obligatoires de la déclaration s'ils sont applicables. Positionnez le curseur au-dessus des icônes de point d'interrogation (?) pour obtenir des renseignements supplémentaires sur les champs.

Pour obtenir des instructions détaillées sur les sections principales et le type d'information requise pour chaque champ, veuillez consulter le guide suivant : Déclaration d'opérations douteuses à CANAFE. Dans ce guide, l'annexe A contient des instructions sur la façon de remplir les champs standards et spécifiques d'une déclaration d'opérations douteuses.

Page de la DOD à CANAFE montrant les champs sur la dénomination sociale, le numéro de référence de la déclaration et les directives ministérielles avec du texte d'aide.
Figure 10 : Champs remplissables de la section Détails de la déclaration

Menu de navigation de la section Détails de la déclaration

Lorsque vous remplissez une déclaration, vous pouvez utiliser le menu du haut de l'écran pour naviguer entre les sections principales :

Vous pouvez aussi consulter un aperçu de la déclaration sur laquelle vous travaillez. Les icônes dans le coin supérieur droit vous permettent de sauvegarder, d'imprimer, de valider ou de soumettre la déclaration (voir la figure 11).

Options du menu de  navigation
Figure 11 : Options du menu de navigation

Détails de la déclaration

Dans la section Détails de la déclaration, saisissez votre numéro de référence de la déclaration de l'entité déclarante et sélectionnez votre secteur d'activité dans le menu déroulant. Vous devez également indiquer si votre déclaration découle d'une directive ministérielle (voir la figure 12).

Page de la DOD à CANAFE montrant le menu déroulant « Secteur d'activité » avec diverses options et les coordonnées.
Figure 12 : Détails de la déclaration d'opérations douteuses

Opérations

La section Opérations vous permet d'ajouter une ou plusieurs opérations à une déclaration. Utilisez les boutons « + » et « x » pour ajouter ou supprimer des opérations (voir la figure 13).

Page sur les détails de l'opération à transmettre à CANAFE montrant les champs sur l'état de l'opération, la date, la méthode, l'heure, le numéro de référence, l'emplacement et l'objet.
Figure 13 : Section Opérations

Remplissez les champs du formulaire, le cas échéant, en utilisant le menu de navigation latéral pour ajouter des détails sur les actions d'amorce ou d'achèvement de l'opération (voir la figure 14).

Page sur l'opération à transmettre à CANAFE montrant les « Détails de l'action d'amorce » avec des champs sur la direction, le montant, la devise, le taux de change, le numéro de référence et les détails supplémentaires relatifs à l'opération.
Figure 14 : Détails de l'opération

Utilisez les boutons Ajouter et Supprimer en bas de la page pour ajouter ou supprimer des actions d'amorce ou d'achèvement supplémentaires. Lorsque vous naviguez entre les opérations précédentes et suivantes, l'information est automatiquement sauvegardée (voir la figure 15).

Page sur l'opération à transmettre à CANAFE montrant les « Détails de l'action d'achèvement » avec des champs sur les détails de la répartition, le montant, le taux de change, le numéro de référence et l'information sur les bénéficiaires.
Figure 15 : Actions d'amorce et d'achèvement

Utilisez les boutons correspondants Ajouter ou Supprimer de la page de chaque sous-section pour ajouter ou supprimer des éléments de chacune des actions d'amorce et d'achèvement. Par exemple, vous pouvez ajouter ou supprimer un bénéficiaire (voir la figure 16).

Ajouter ou  supprimer un bénéficiaire
Figure 16 : Ajouter ou supprimer un bénéficiaire

Les détails de la disposition que vous sélectionnez changeront aussi les types de sous-champs disponibles à remplir. Par exemple, les champs de détail d'une opération en monnaie virtuelle s'affichent si l'on sélectionne l'ajout d'un portefeuille de monnaies virtuelles comme type de disposition (voir la figure 17).

Page de CANAFE montrant les détails de l'opération en monnaie virtuelle avec des options pour ajouter l'identifiant de l'opération, l'adresse d'envoi et l'adresse de réception.
Figure 17 : Détails de la disposition

Utilisez les boutons de navigation du bas pour sauvegarder et valider les champs de votre formulaire, et utilisez Retour à la liste pour voir la liste complète de toutes les opérations qui ont été ajoutées à la déclaration (voir la figure 18).

Page de la DOD à CANAFE montrant l'onglet « Opérations » avec une liste des opérations, des numéros de référence, des dates, des heures et des actions. Options : Sauvegarder, Valider et Ajouter une opération.
Figure 18 : Liste des opérations de la déclaration

Détails de l'opération douteuse

La section Détails de l'opération douteuse est l'endroit où vous pourrez expliquer les motifs de soupçons qui vous ont amené à soumettre une déclaration d'opérations douteuses à CANAFE (voir la figure 19).

Formulaire détaillant l'opération douteuse, les mesures prises, projets publics-privés, PPV, avec options de sauvegarde, validation, et soumission.
Figure 19 : Détails de l'opération douteuse

Dans cette section, vous pouvez indiquer ce qui suit :

Remarque : La section Détails de l'opération douteuse du formulaire de déclaration d'opérations douteuses ne doit pas être remplie si l'opération est déclarée à CANAFE en raison d'une directive ministérielle.

Pour obtenir d'autres renseignements sur la façon de remplir la section Détails de l'opération douteuse, veuillez consulter la directive suivante : Déclaration d'opérations douteuses à CANAFE.

Sujets

La section Sujets vous permet de créer différents profils de sujets pour faciliter la saisie d'information dans les champs de la déclaration. Veuillez noter que les sujets peuvent également être créés dans la section Opérations et que cela les ajoutera automatiquement à la liste des sujets sous l'onglet Sujets (voir la figure 20).

Page de la DOD à CANAFE montrant l'onglet « Sujets » avec des options pour ajouter un nouveau sujet, modifier le sujet, supprimer le sujet, sauvegarder et valider. Options de navigation vers les opérations et les détails de l'opération douteuse.
Figure 20 : Ajout et gestion des sujets

Un sujet est une personne ou une entité participant à une opération et doit être inclus dans la déclaration. Cela inclut :

Lorsque vous cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau sujet, vous pourrez sélectionner un type de sujet dans le menu déroulant. Les champs d'information que vous pourrez remplir changeront en fonction de votre sélection. Lorsque vous avez terminé de saisir des renseignements, cliquez sur Sauvegarder pour créer le sujet (voir la figure 21).

Page de la DOD à CANAFE avec les options du menu déroulant « Subject Type » : Nom de la personne, Nom de l'entité, Détails sur la personne, Détails sur l'entité, et Détails sur la personne et l'employeur.
Figure 21 : Menu déroulant Type de sujet

Des sujets peuvent également être créés pour chaque action d'amorce ou d'achèvement d'une opération. Par exemple, vous pouvez sélectionner, modifier ou créer un sujet à référencer sous Titulaires du compte ou Détails du sujet conducteur (voir la figure 22).

Page de la DOD à CANAFE montrant la section « Titulaires du compte » avec les options pour sélectionner, modifier et créer un sujet.
Figure 22 : Titulaires du compte

Les sujets précédemment créés peuvent être réutilisés au fur et à mesure que vous naviguez à travers chaque section de la déclaration, et l'information sur le sujet sera saisie automatiquement dans les champs appropriés lorsqu'ils sont sélectionnés.

Si une personne ou une entité a plus d'un rôle dans une déclaration (par exemple, une personne est à la fois la personne qui effectue l'opération et le bénéficiaire), le profil du sujet peut être sélectionné pour remplir les champs de toutes les opérations de la même déclaration où il a été créé. Cependant, les sujets d'une déclaration ne pourront pas être sélectionnés dans d'autres déclarations pour des raisons de confidentialité.

Validation de la déclaration

Les erreurs et avertissements de validation visent à assurer une communication précise et complète et aident votre organisation à respecter ses obligations de déclaration. Vous pouvez soumettre une déclaration lorsque l'une des conditions suivantes est remplie :

  1. Il n'y a aucune erreur et aucun avertissement concernant votre déclaration.
  2. Vous avez traité tous les avertissements et, après révision, vous avez conclu qu'ils ne s'appliquent pas à votre déclaration.

Une fois que vous avez rempli une déclaration, utilisez le bouton Valider dans le menu de navigation de la déclaration ou au bas de l'écran. Le système indiquera où des renseignements sont manquants, erronés ou mal formatés.

Si des erreurs ont été trouvées lors du processus de validation, l'on vous indiquera les champs qui doivent être corrigés. Cliquez sur le lien dans le résumé de validation pour afficher les erreurs et les corriger (voir la figure 23).

Il existe deux types de messages de validation qui peuvent être affichés dans une déclaration d'opérations financières :

  1. Avertissement : Ce message s'affiche lorsque de l'information obligatoire le cas échéant n'est pas fournie ou est incomplète. Cela n'empêche pas la soumission de la déclaration à CANAFE. Toutefois, si l'information est disponible dans vos dossiers, vous devez la fournir dans la déclaration.
  2. Rejeté : Ce message s'affiche lorsqu'il manque de l'information obligatoire. Vous ne serez pas en mesure de soumettre la déclaration tant que l'information obligatoire manquante n'aura pas été fournie.

Lorsque le processus de validation est terminé et qu'il ne reste plus d'erreurs, vous pourrez soumettre votre déclaration à CANAFE en cliquant sur le bouton Soumettre.

Page de la DOD à CANAFE montrant des messages de validation : Avertissement pour des renseignements manquants sur la personne ou l'entité qui effectue l'opération et deux rejets pour des erreurs de validation.
Figure 23 : Exemples de messages de validation

Résumé

La section Résumé offre un aperçu de toute l'information que vous avez fournie dans la déclaration. Si vous souhaitez imprimer une copie de la déclaration pour vos dossiers avant sa soumission, faites-le à partir de cet écran, car vous ne pourrez pas la visualiser ou l'imprimer une fois soumise. Pour imprimer une déclaration, veuillez cliquer sur l'icône de l'imprimante dans le menu de navigation (voir la figure 24).

Page de sommaire de la DOD à CANAFE montrant les détails de la déclaration, comme le numéro de référence, le numéro de l'entité, le type d'activité, le code de type de déclaration, le secteur, le contact et les opérations.
Figure 24 : Résumé d'une déclaration

Gérer les déclarations

Pour visualiser, modifier, supprimer et valider la liste des déclarations incomplètes et soumises de votre organisation, sélectionnez le type de déclaration que vous souhaitez gérer à la section Gérer les déclarations de la page d'accueil du Système de déclaration en ligne de CANAFE, puis utilisez le bouton approprié de la colonne Actions (voir la figure 25).

Le filtre vous permettra de chercher des déclarations par mots-clés, comme le numéro de référence de la déclaration de l'entité déclarante. Utilisez le bouton à bascule pour visualiser les déclarations incomplètes qui ont été entamées par votre organisation ou une liste des déclarations soumises (voir les figures 26 et 27).

Gérer les  déclarations
Figure 25 : Gérer les déclarations
Liste de DOD incomplètes à CANAFE avec leur statut, leur numéro de référence, la personne ayant réalisé la dernière mise à jour, la date et les actions pour visualiser, modifier ou supprimer.
Figure 26 : Liste de déclarations incomplètes

Options de filtrage des DOD à CANAFE par mot-clé, plage de dates et statut (incomplètes ou soumises) avec des colonnes pour le type, le statut, la source, le numéro de référence et les actions.
Figure 27 : Liste de déclarations soumises

Télécharger des fichiers en lot (déclarations génération 1)

Si vous avez précédemment utilisé CloudMask pour transmettre des fichiers en lot, l'interface qui suit permet à votre organisation de soumettre, de modifier ou de supprimer des déclarations de 1re génération (voir la figure 28).

Remarque : Les déclarations de 1re génération sont soumises en utilisant les champs des formulaires en place avant que CANAFE introduise les formulaires de déclaration mis à jour avec les modifications réglementaires du 1er juin 2021 apportées à la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (la Loi) et à ses règlements connexes. Pour obtenir d'autres renseignements, veuillez consulter la page Modernisation et changements à venir ayant une incidence sur les entités déclarantes.

 Page sur le téléchargement des fichiers en lot avec des instructions, des exigences sur le type de fichiers, une zone de téléchargement pour glisser-déposer les fichiers, et les boutons Soumettre et Effacer.
Figure 28 : Page Télécharger des fichiers en lot (déclaration génération 1)

Téléchargez un fichier en lot par type d'action (ajout, modification ou suppression) et par type de déclaration de 1re génération à la fois en utilisant les spécifications indiquées dans les instructions et spécifications de déclaration en lot. Veuillez consulter l’annexe A pour obtenir plus de détails sur les instructions et les spécifications relatives à la déclaration des lots.

Le système accepte uniquement les types de fichiers suivants selon le type de déclaration, jusqu'à 300 Mo :

Cliquez sur la zone de dépôt pour sélectionner le fichier en lot ou glissez et déposez le fichier en lot sur la zone délimitée. Les fichiers en lot peuvent être rejetés si l'encodage ou l'extension du fichier sont invalides.

Pour vous aider à soumettre des déclarations déclarations d’opérations douteuses qui sont assujetties aux anciennes exigences législatives (c’est-à-dire les formulaires de déclaration de génération 1) en utilisant les équivalences pour les champs clés du formulaire, clés obligatoires et obligatoires le cas échéant, consultez : Directive sur la soumission de déclarations d'opérations douteuses dans le format de déclaration de première génération (Génération 1).

Annexe A

Instructions et spécifications pour la transmission standard de déclarations par lots

Instructions et spécifications pour la transmission par lots de déclarations relatives aux télévirements selon le format SWIFT

Instructions et spécifications pour la transmission en format XML de déclarations par lots

Schéma XML

Remarque : Veuillez noter que les schémas XML sont en format .TXT, vous devriez les sauvegarder en format .XSD.

Codes d'erreurs

Codes requis dans la déclaration

Dans les déclarations que vous transmettez par lots, vous devrez indiquer les codes pour les renseignements au sujet de pays, de provinces, de territoires, d'états. de devises, etc. Pour ce faire, veuillez consulter les tables ci-jointes, en choisissant le format qui vous convient le mieux : TXT = format de texte et XLS = Microsoft Excel.

Directives connexes

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